Журнал регистрации трудовых договором и дополнительных соглашений: обязательно ли вести как заполнять срок хранения образец

Журнал регистрации трудовых договором и дополнительных соглашений: обязательно ли вести, как заполнять, срок хранения, образец

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

• судебное разбирательство при увольнении работника;
• составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
• при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала — обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа — наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

• наименование организации;
• дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
• ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

• регистрационный номер;
• дата заключения договора;
• номер договора;
• срок действия договора;
• ФИО работника;
• должность;
• характер выполняемой работы;
• комментарии и примечания;
• подпись сотрудника;
• подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

Графы таблицы учёта трудовых договоров формируются на усмотрение работодателя

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Заверительная запись находится на последней странице и заполняется в начале работы

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Электронная версия

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Срок хранения

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

• Дарья Волкова
• Распечатать

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-vesti-zhurnal-uchyota-trudovyih-dogovorov-i-dopolnitelnyih-soglasheniy.html

Журнал регистрации трудовых договоров – образец, срок хранения, нужен ли

Прием сотрудника на работу фиксируется трудовым договором, при необходимости внести в него изменения стороны составляют дополнительное соглашение.

Если учесть, что численность персонала организации может быть весьма немалой, то вопрос упорядочивания ведения документации более чем актуален. Специально для такой цели и создан журнал регистрации трудовых договоров.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров именуется документ, предназначающийся для фиксации всех оформленных в организации с работниками договоров и добавочных соглашений, с подтверждением точного срока заключения, дополнения и возможного расторжения.

Данный журнал не относится к категории документов обязательных, каковые необходимо вести в процессе кадрового делопроизводства.

Регистрационной формой данного документа может являться обычная тетрадь, разлинованная на необходимые графы. Можно использовать готовый покупной журнал, в котором все уже размечено, и остается только заносить нужные сведения.

Преимущества электронного журнала в удобстве поиска нужной информации, уменьшении временных затрат на заполнение, упрощение выдачи справок и выписок, которые допустимо просто распечатать.

Нужен ли

Некоторые кадровые работники сомневаются в надобности ведения журнала для регистрации, поскольку ответственности за его отсутствие не предусматривается. В этом случае следует подробно выяснить, в чем же именно целесообразность данного документа.

Благодаря этому сведения ни об одном документе не утеряются, что вполне вероятно при больших объемах документооборота.

Удобство использования журнала регистраций в том, что в нем хранится информация о многих документах, хранящихся в архиве, и если возникает необходимость в получении данных уже архивного договора или соглашения, то не понадобится перебирать кучу бумажек.

Журнал может пригодиться при выдаче справки работнику, чтобы он мог подтвердить свое предыдущее трудоустройство будущему работодателю.

Практическая целесообразность ведения журнала в укреплении позиций работодателя при возникновении трудовых споров.

Вместе с тем законодательство не обязует заводить подобный журнал в отличие от, к примеру, журнала учета трудовых книжек. Поэтому форма ведения, как и сам факт, полностью на усмотрении руководителя организации.

Но если рассмотреть преимущества ведения на практике, то можно выделить такие моменты:

• обвинение от работника в ненадлежащем оформлении трудоустройства может опровергнуть запись в журнале о подписании договора;
• при помощи договора можно «вспомнить» дату заключения договора, если по какой-то причине работодатель утерял свой экземпляр, но ему требуется отправить уведомлении о завершении срока срочного договора;
• отметка в журнале может подтвердить, что уведомление работника произошло в положенный срок;
• если требуется доказать наличие дополнительного соглашения, то это также можно сделать посредством журнала;
• при помощи зафиксированных в журнале сведений удобно составлять статистическую отчетность, требуемую иногда в кадровой деятельности;
• благодаря отсутствию надобности перебирать пачки документации, экономится время сотрудников и оптимизируется рабочий процесс.

Кто занимается ведением

Процедура ведения журнала регистрации относится к компетенции сотрудника кадровой службы, либо таковую может осуществлять менеджер по персоналу. Как правило, журнал ведет лицо, которое осуществляет кадровую работу.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

При содействии отображенных в журнале сведений кадровый сотрудник может быстро выдать справку о приеме на работу либо увольнении работника, кроме того благодаря строгой фиксации легко проследить перемещение работника за весь период его деятельности в организации.

Это способствует доказательству существования трудовых взаимоотношений с конкретным работником. В спорных обстоятельствах журнал делается веским аргументом того, что все права работника соблюдены в соответствии с требованиями закона.

Трудовой договор по совместительству рассматривается на этой странице.

Требования к журналу регистраций стандартны и соответствуют правилам делопроизводства. Внешний вид журнала выглядит примерно так:

• плотная твердая обложка, что необходимо по причине длительного хранения документа;
• наличие на титульном листе полного наименования организации, названия журнала, даты его начала и обязательно — окончания;
• последовательная нумерация всех страниц, включая пустые;
• наличие в журнале сведений об ответственном лице, с указанием Ф.И.О., должности, периода времени ответственности и основания для полномочного ведения журнала.

Что касается непосредственно ведения журнала, то здесь четкие стандарты отсутствуют, организация может сама разработать форму регистрации документов и определить какие данные необходимо фиксировать.

В основном используется форма, при которой документ включает такие графы как:

• порядковый номер внесения регистрационной записи;
• непосредственная дата принятия конкретного документа;
• номер заключенного трудового договора. Можно здесь же добавлять сведения о принимаемых дополнительных соглашениях, но разрешается для фиксации вносимых изменений использовать отдельную колонку;
• фамилия, имя и отчество работника, с которым договор или соглашение оформлены;
• должность сотрудника, согласно заверяющему приказу;
• подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала и внесшего запись;
• комментарии, здесь могут записываться любые сведения, представляющие важность касательно трудовой деятельности работника.

Весьма часто встречается такое явление, когда неопытный кадровый сотрудник в первую графу вносит номера трудовых договоров, а не учетный номер, отображающий последовательность регистрации. В такой ситуации требуется досрочное прекращение журнала, если он уже заполнен частично.

При этом на конечной странице журнала производится надпись от руки «Закрыт досрочно по причине ошибочного ведения (в графу порядковых номеров вписаны номера договоров)». О закрытии журнала надлежит известить руководство и начать ведение нового журнала регистраций.

Заполнение журнала регистраций никак не регламентируется, но существует некоторые особенности его ведения, обеспечивающие большее удобство использования в последующем:

• располагая на втором листе журнала информацию об ответственных лицах, целесообразно оформить это в виде таблицы. Поскольку ответственный сотрудник может сменяться на протяжении ведения журнала, то  таблица более наглядно поможет установить данные ответственного лица, его штатную должность, период его деятельности, основание для назначения и наличие подписи;
• графу о дате/окончании действия договора целесообразнее разбить на две соответственно, поскольку в некоторых случаях договор может быть продлен или расторгнут досрочно;
• желательно вести отдельную графу для договоров и отдельную – для соглашений, поскольку количество соглашений к одному договору не ограничено.

Внесение изменений

При ошибочном ведении журнал требует досрочного закрытия. При этом данное действие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

Что касательно вносимых в журнал изменений, то таковые могут иметь самый различный характер:

• перевод работника на иную должность;
• отстранение от выполнения служебных обязанностей;
• смена работодателя;
• изменение названия организации;
• перемена трудовых условий.

Как правило, изменения не вносятся в трудовой договор, а оформляются посредством принятия дополнительных соглашений.

Можно вести в журнале отдельную графу, которая кратко обрисовывает суть дополнительного соглашения, но так как количество оных может быть достаточно велико, то на крупных предприятиях часто заводиться отдельный журнал для фиксации дополнительных соглашений. Правила его ведения аналогичны описанным.

Отметить следует и особенности ведения журнала в электронном виде. В случае несоответствия записей на электронных и бумажных носителях, приоритет получают последние.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При закрытии журнала по причине окончания его на конечной странице выполняется надпись, что журнал регистраций закрыт, опечатан и передан на архивное хранение.

При этом указывается следующая информация:

• указание конечной даты, что является непременным условием;
• численность заполненных страниц в целом;
• число зафиксированных документов;
• фамилия и должность ответственного за ведение лица;
• основание для назначения ответственного лица – приказ, распоряжение или решение с указанием номера и даты.

Допускается вести журнал регистраций по годам, ежегодно начиная новый, однако если регистрируемых документов немного, то допускается фиксация таковых в одном и том же журнале. Перед сдачей в архивный отдел журнал обязательно следует прошить, а затем опломбировать.

Следует руководствоваться требованиями ФАС и Перечнем типовых управленческих документов. Согласно этим положения хранить журнал регистраций трудовых договоров следует на протяжении семидесяти пяти лет.

Как утверждать

Поскольку журнал регистрации трудовых договоров является частью кадровой деятельности, то все нюансы его ведения должны быть согласованы с руководством. Так начало ведения журнала должно быть определено специальным приказом руководящего лица.

Приказ или распоряжение могут иметь произвольную форму, но желательно чтобы были предусмотрены различные ситуации и порядок ведения документа.

Так начала ведения журнала может быть обусловлено Положением о регистрации трудовых договоров, которое будет содержать следующую информацию:

1. Наименование организации и ее местонахождение.
2. Ф.И.О. руководителя или работодателя, его реквизиты и распоряжение его об утверждении положения.
3. Общие положения, касающиеся ведения журнала в соответствии с трудовым законодательством и расшифровкой применяемых терминов.
4. Порядок проведения регистраций, здесь может быть отражено в какой форме следует вести журнал и какие графы должны обязательно наличествовать. Также здесь обозначается сокращенное обозначение отдельных понятий.
5. Ответственность руководства отдела кадров и ответственного сотрудника за регистрацию трудовых договоров.
6. Подпись лица, издавшего распоряжение с расшифровкой, указанием должности и печатью.

Издается приказ об утверждении журнала регистраций трудовых договоров также как и все иные приказы руководства, и точно также фиксируется.

Вести или не вести журнал регистраций трудовых договоров зависит только от самого работодателя. Но лучше не пренебрегать столь удобным вариантом ведения отчетности, поскольку именно данный документ лучшим образом подтверждает правомерность действий работодателя по отношению к работнику и оптимизирует деятельность кадровых работников.

Про трудовой договор с испытательным сроком рассказывается тут.

Каков срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников, читайте в этой статье.

Источник: https://adry.com/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров — особенности оформления

Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение.

Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки.

При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета.

Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам.

Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:

• Вести четкий учет кадров;
• Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
• Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.

Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

• Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
• На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
• На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.

https://www.youtube.com/watch?v=6IaWUqjYuKQ

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:

• Улучшение работы с персоналом;
• Конфиденциальность информации;
• Снижение расходов;
• Сохранность первичных документов.

В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:

• Дата реализации данного процесса;
• Общее количество заполненных страниц;
• Численность указанных документов;
• Личные данные уполномоченного лица;
• Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
• Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

• Нумерация трудового договора;
• Дата заключения;
• Данные о работнике и занимаемая им должность;
• Название структурного подразделения;
• Дата расторжения;
• Особенности деятельности работника;
• Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
• Примечания.

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае.

Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа.

Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(6 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov-osobennosti-oformleniya/

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Трудовой договор один из важнейших документов на предприятии, регулирующий взаимоотношения работника и работодателя. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и что это такое. Каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, и каким образом вести учет и его хранение.

Из этой статьи вы узнаете:

• для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров и требует ли его законодательство;
• каким образом вести учет и хранение журнала регистрации трудовых договоров;
• каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров в 2017 году;
• как поступить в случае ошибочного ведения журнала регистрации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Согласно законодательству, документы, участвующие в документообороте компании должны быть учтены и храниться, в зависимости от указанных в нормативных документах сроках. При этом личные данные относятся к частной собственности сотрудника, поэтому необходимо взять у него письменное разрешение на обработку и хранение информации о нем.

Пожалуй, самый важный документ при устройстве на работу — это трудовой договор. Его заключают между работодателем и работником с указанием всех условий работы сотрудника, его должностные обязанности и т. д. Подобные документы отмечаются в специальном журнале регистрации трудовых договоров и соглашений. Это нужно для удобства дальнейшего поиска и учета сроков хранения.

Журнал регистрации трудовых договоров: учет и хранение

Регистрация данных — это отметка в соответствующем документе о существовании договора или любой другой бумаги. Таким образом, подтверждается факт создания документа и его получения. После регистрации документа, он обретает дополнительную юридическую силу.

Внутренние документы регистрируются в тот же день. Отметка о наличии документов, как правило, происходит в журнале регистрации, где указывается регистрационный номер по порядку, личные данные работника, должность, профессия, название документа, его номер, дата создания, ответственное лицо, дата расторжения при необходимости.

Так как договор оформляется в двух экземплярах, то один подшивается в журнал регистрации, а другой отдается сотруднику под подпись.

Сам журнал, как правило, пломбируют номерной пломбой. Это позволяет обнаружить факт неправомерного доступа к журналу.

Перед самым началом работы с журналом, необходимо заполнить титульный лист и указать какой именно тип документов будет регистрироваться в журнале, в данном случае должно быть упомянуто о трудовых договорах. И должен быть указан номер пломбы.

Журнал помогает не только систематизировать доступ к трудовым договорам, но и иметь доступ в случае конфликта с уволенным сотрудником. И отсутствие записи о договоре в журнале регистрации, может быть перевесом на стороне работника.

Данный журнал позволяет в случае необходимости найти нужный договор и подтвердить факт работы того или иного сотрудника, если это потребуется работнику на новом месте. И по необходимости выдать справку. И только представьте как бы эта ситуация была усложнена, если бы нужно было найти договор среди огромного количества документов.

Вести журнал учета трудовых договоров нужно очень внимательно. В случае, если обнаружится факт неправильного ведения, то его можно досрочно закрыть и завести новый, указав при этом причину досрочного прекращения. Законодательно это не будет нарушением.

Журнал регистрации трудовых договоров: сроки хранения

Дело в том, что любой документ на предприятии имеет свой срок хранения в соответствии с установленным законодательством сроком. Все зависит от типа документа и важности его для организации.

Трудовой договор важный документ и относится к документам личного состава, поэтому они должны храниться в течение 75 лет, либо до момента ликвидации организации. Хотя, даже в таких случаях документы могут быть переданы в государственный архив на хранение. Однако, стоит отметить, что срок хранения может быть изменен еще и с помощью ведомственного нормативного акта.

Журнал может вестись как в бумажном варианте, так и электронном. В случае несоответствия, предпочтение отдается бумажному варианту.

Так как законодательно предусмотрено только ведение журнала по учету трудовых книжек, то журнал по учету трудовых договоров может вестись на усмотрение кадровиков организации в произвольной форме. Прошивать и пломбировать журнал необходимо перед самой сдачей в архив на хранение. Так как сами трудовые договоры должны храниться 75 лет, то и журнал, соответственно, тоже.

Оформление любой документации на предприятии носит очень важный характер и необходимо не забывать об этом. Правильный учет и хранение может обеспечить быстрый доступ и позволит избежать многих неловких ситуаций в случае конфликта с работником. 

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383616-qqq-16-m10-srok-hraneniya-jurnala-registratsii-trudovyh-dogovorov

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

Любой документооборот находит отражение в тех или иных учетах. Основное правило делопроизводства говорит о необходимости учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы. Для этого разрабатываются и ведутся разнообразные накопители или книги учета.

Полнота учетов важна, поскольку она позволяет разрешать возникающие споры и исключить путаницу при изменении документов. Одним из основных учетов является журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовое законодательство не включает нормы об обязательном ведении журнала регистрации трудовых отношений и дополнительных соглашений. Однако наличие такого учета в организации отвечает интересам самой компании и ее работников.

Это объясняется следующими обстоятельствами:

• Он дает возможность точно и в полном объеме контролировать заключение, изменение и расторжение трудовых договоров и дополнительных соглашений. Это важно при контроле сотрудничества с лицами, работающими по совместительству;
• Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет оформлять отчеты и отслеживать численность персонала;
• Данные журналы существенно упрощают поиск сведений по каждому сотруднику. Ведь в процессе текущей деятельности часто необходимо найти информацию об условиях договора или дополнительного соглашения с тем или иным работником;
• В журнале удобно делать отметки о получении сотрудником своего экземпляра или об ознакомлении с изменениями, отраженными в дополнительном соглашении.

Более того, ведение данного учета исключает манипулирование работодателем со стороны недобросовестных работников.

Как правильно заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Правильность и полнота заполнения книги имеет важное значение. В ней необходимо предусмотреть отдельную графу для каждой отметки. Рекомендуется использовать следующие поля:

• Порядковый номер документа;
• Дата его составления и сведения о сторонах соглашения;
• Краткое содержание. Необходимо отразить суть документа и его вид;
• Также следует предусмотреть отдельную графу для подписи работника, которая будет свидетельствовать об его ознакомлении;
• Обязательной является графа для примечаний. В ней следует делать записи об изменении условий договора или прекращении его действия.

Помимо ведения книги учета, следует создать отбельный накопитель для указанных бумаг. При этом договоры и другие бумаги рекомендуется хранить раздельно.

Заполнение журнала в бумажном виде

Бумажный вариант ведения документов является традиционной формой. Несмотря на постепенный переход на электронные носители, они по-прежнему являются вторичными и дублирующими по отношению к ведению учета в бумажном виде.

Кроме того, главным аргументом в пользу бумажного ведения, является отражение подписей сотрудников.

В случае спорных ситуаций, работодатель всегда может использовать данный документ в качестве доказательства, а применить в этом качестве электронную книгу учета, невозможно.

Заполнение журнала в электронном виде

Если говорить только о ведении книги и учете, электронный вариант представляется более удобным.

Он позволяет быстро вносить изменения, отсортировывать записи и находить нужную в течение нескольких секунд.
Поэтому электронный вариант может и должен существовать наряду с бумажным ведением.

Он станет не только отличным способом учета, но как доказательство его использовать будет невозможно.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Поскольку само ведение таких книг не предусмотрено законом, срок их хранения также не определен. Поэтому каждая организация может устанавливать собственные правила.

Следует указать, что срок хранения не должен быть меньше, чем несколько лет после расторжения трудового договора, данные о котором внесены в книгу последними.

В случае трудового спора, его можно будет использовать. В силу этого, следует дождаться истечения всех сроков оспаривания профессиональных отношений. Только после этого можно будет уничтожать книгу ведения.

Однако рекомендуется следовать типовым правилам делопроизводства. Они относят данные книги к юридическим документам. Следовательно, срок их хранения составляет 75 лет.

На это следует и ориентироваться при определении сроков хранения.

Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Заполнение книги будет упрощено за счет всех необходимых граф.
Данный образец может использоваться на каждом предприятии. И вести рекомендуется поручить сотрудникам кадрового отдела. При этом следует нумеровать страницы, прошивать их и по окончанию книги, необходимо делать опись и оформлять лист — заверитель.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(2 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/trudovoj-dogovor/zhurnal-ucheta-trudovyx-dogovorov-i-dopolnitelnyx-soglashenij.html

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

• это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
• книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
• с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

• порядковый номер;
• ФИО;
• должность ответственного лица;
• причину, по которой лицо ведет журнал;
• его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

• 1 графа – номер регистрации трудового договора;
• 2 графа – дата заключения соглашения;
• 3 графа – номер самого трудового договора;
• 4 графа – ФИО сотрудника;
• 5 графа – должность или специальность;
• 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
• 7 графа – срок действия трудового соглашения;
• 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
• 9 графа – дополнительные соглашения;
• 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

• конфиденциальность;
• контроль хранения документов;
• быстрое формирование копий справок и приказов;
• быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

• регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
• если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
• книга регистрации должна храниться 75 лет;
• когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
• в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
• подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

• порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
• лицо, несущее ответственность за его ведение;
• форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Электронная версия журнала регистрации

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне  зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

• отстранение от должности;
• изменения условий работы;
• перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

Источник: https://kadriruem.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov/