Система электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭДО): Что это, функции и рекомендации?

Еще несколько лет назад электронные системы документооборота были названы светлым будущим. Они уже сегодня активно используются в частных и государственных компаниях. Но самое главное, что спрос на EDMS постоянно растет. Что такое система электронного документооборота и как она работает, рассмотрим на примере систем в Российской Федерации.

предпосылки

Для того чтобы лучше понять, как работает программа СУРО, необходимо принимать во внимание основные концепции и цели. Решающее значение имеют факторы, от которых зависит выбор системы.

Если компания может работать в неформальной среде управления, документооборот не требуется. Когда происходят рабочие процессы, возникает потребность в управлении механизмом на основе заказанной документации. Если они не заняты вовремя с бумагами, они начинают собирать и теряться.

В качестве альтернативы бумажным носителям на сервере используется специальная схема хранения файлов. Но и долго это не продлится. По мере роста объемов компании растет и потребность в хранении и синхронизации информации.

Возникает дилемма: использовать ли макулатуру или EDM для хранения информации. Что важно в электронике? Повышение эффективности деятельности компании.

Экономический эффект

Эффективность можно повысить двумя способами: для снижения затрат или для улучшения результатов. Документы EDMS позволяют достичь сразу двух целей. Это внедрение системы, которая позволяет организации тратить меньше, но зарабатывать больше.

Снижая стоимость бумаги, теряя время, ускоряя обмен информацией и изменяя корпоративную культуру, снижаются затраты.

Для того чтобы оценить эффективность программы СЭДУ, необходимо рассчитать время оформления документов. По оценкам консалтинговых фирм, на такие операции уходит 20% рабочего времени. В системе российской бюрократии это занимает еще больше – 60% времени. Внедрение СЭДО позволит снизить эти затраты не менее чем в 10 раз.

Ведение документации – это термин, описывающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы EDM могут быть адаптированы в соответствии с правилами работы офиса, но существуют и такие системы, на базе которых уже сформирована офисная работа.

Документ – это единица хранения информации в ЭДО.

Документооборот формируется из различных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего из отсканированных бумажных носителей.

Поэтому сканеры и другие устройства являются неотъемлемой частью системы EDMS. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает перемещение по предприятию, выполняет с ними бизнес-процессы.

В этой базе данных есть решение, закупка и заказ от EDM. Они используются для управления компанией. Каждому документу предоставляется “помощь”. Количество полей в форме зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных для каждого поля на такой карте.

Функции и задачи системы EDMS

Для решения этих проблем разработана программа документооборота:

• Систематизация работы с документами.
• Создание документов через шаблоны, их регистрационную память;
• автоматизация бухгалтерского учета;
• классификации документов.

Рассмотрим подробнее функции EDMS. Для этого используется программа документооборота:

• для создания карт
• Создание текста документа;
• Сохранение данных в текстовом формате pdf или ms;
• Администрирование прав доступа пользователей;
• Создание маршрутов;
• Контроль документооборота;
• Отправлять уведомления, напоминания;
• Журналы, руководства, классификаторы;
• для создания заказов на поставку;
• Поиск и подписание документов;
• для создания отчетов.

Общесистемные функции могут включать в себя следующее

• Удаленная работа с документами;
• Использовать СУБД для хранения данных;
• работать одновременно с ЭЦП;
• Обеспечение безопасности с помощью сертификатов, штрих-кодов и персонализации.

преимущества и недостатки

Переход на EDMS имеет больше преимуществ, чем недостатков. Однако неправильно организованный проект может уничтожить все преимущества автоматизации. Цели внедрения СЭДО должны быть достижимы. Одним из преимуществ является то, что

• Централизованное структурированное хранение информации;
• Такой же подход к созданию и обработке документов;
• с помощью шаблонов;
• поиск;
• Проверка доступа

Недостатки заключаются в высоких закупочных расходах и тщательном обучении пользователей.

обработка документов

В СЭДО электронный документооборот проходит через ряд этапов, в рамках которых документу присваиваются определенные характеристики. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае они уточняются:

• Условия для перехода между этапами;
• Разделение пути;
• Циклы обработки;
• Запуск подпроцессов, таймеров, методов обработки;
• Определены роли пользователей.

Виды лечения:

• Создание документа.
• Обработка.
• Переименовать
• Я двигаюсь дальше.
• Сохранение.
• Индексирование.
• Расстояние.

затраты на ЭДМ

Документооборот не может функционировать в полном объеме без лицензии, сервера, полной конфигурации и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует много денег. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭДО с другими системами, обновлении баз данных и программного обеспечения, консультациях по технической поддержке и других вспомогательных расходах.

Внедрение EDMS

Реализация проекта может занять несколько месяцев. Этот процесс зависит от количества процессов документирования, а также от финансового, организационного и кадрового потенциала. Реализация осуществляется в соответствии с этим алгоритмом:

• Формирование рабочей группы, назначение менеджера;
• Определение целей и задач;
• Обзор существующих процессов документирования;
• Разработка мандата;
• выбор ЭЦП;
• Заключение контракта на реализацию ЭЦП;
• Разработка и утверждение регламента работы;
• Проверьте оригинальное содержание каталогов;
• предварительная экспертиза ЭЦП;
• Обучение персонала за работой;
• Тестирование внедрения EDMS;
• Анализ результатов тестирования;
• Корректировка ошибок;
• полное внедрение EDMS.

ошибка регистрации

Особое внимание следует уделять тем процессам, в которых требуется бумажный документ. Основной ошибкой является воспроизведение бумажного документа в электронном виде. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации.

Никто не платит больше за двойную работу. Настройка процессов автоматизации необходима без дублирования. Вторая ошибка – это непредвиденная природа кадров. Новые процессы обычно воспринимаются как штыки.

Поэтому необходимо объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется EDMS, чтобы они знали о процессе обучения.

Технологии хранения документов

В СЭДО электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и создание отчетов.

Иногда документ создается из шаблона, иногда – путем переноса данных из базы данных. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл хранится в папке хранилища, а информация из него – в каталоге СУБД.

Доступ к данным имеют только пользователи СЭДУ.

Что такое сканирование потока?

Потоковая обработка документов с последующим хранением образцов в архиве осуществляется с помощью сканеров. В процессе сканирования можно автоматически создать штрих-код на документе и зарегистрировать его в базе данных с последующим указанием направления по указанному маршруту.

Оптическое распознавание текста

Эта система электронного документооборота преобразует электронное изображение документа в виде фотографии или JPEG в текстовый формат.

Используется специальное программное обеспечение в виде самостоятельного приложения или интеграции ESCOM.BPM в EDMS. Что такое ESCOM.BPM? Это программа распознавания документов, введенных различными шрифтами.

Однако следует отметить, что отдельные приложения обладают большим количеством функций и даже распознают рукописный текст.

штрих-код

Данная технология предоставляет ряд способов создания и применения графического штрихкода к документу. Уникальный штрих-код создается через системный сервер.

Она также позволяет идентифицировать документы, осуществлять быстрый поиск в базе данных и рассылать их по адресам. При регистрации документа на этикетке печатается штрих-код, соответствующий идентификатору электронной карты.

Он приклеен к бумажной версии документа

ЭЦП

Электронную подпись можно использовать для проверки правильности документа и целостности данных. Подпись производится с помощью провайдера криптографических услуг и программного ключа – сертификата.

Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в лицензионном центре. Для обеспечения безопасности информации сертификат должен храниться на смарт-карте или ключе I-Token. Они защищены PIN-кодом.

Если PIN-код введен неправильно несколько раз, сертификат автоматически аннулируется.

Поиск полного текста и атрибутов

Поиск атрибутов осуществляется с помощью специальной формы на нескольких значениях из полей карты. Например, критерий “Другая сторона” предлагает поиск данных в поле “Получатель” или “Отправитель”.

Система сравнивает введенные критерии с данными на картах и записывает совпадающие карты. Поиск осуществляется с учетом точного или частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск осуществляется через данные самого документа, включая текстовые формы, через интегрированные инструменты СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полного поиска в базу данных должны быть внесены файлы в формате документа (doc), таблица (xls), презентации и сообщения.

Источник: https://.ru/article/279568/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed-chto-takoe-osobennosti-i-rekomendatsii

Система электронного документооборота – что это такое и зачем она необходима?

В настоящее время обмен документами между субъектами хозяйствования и физическими лицами постепенно переходит от бумажного документооборота к электронному – система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой, что экономит время и повышает эффективность принимаемых решений. EDM может быть создан как внутри компании, так и между различными компаниями по сети в сети Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот – это система процессов обработки документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ способны создавать электронные документы в юридически определенном стандартном формате. Однако для того чтобы такой документ был юридически значимым, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписи.

Электронный документооборот можно разделить на два основных вида – обмен документами внутри компании или между различными компаниями по каналам связи. Эти две системы можно объединить в одну глобальную систему.

Для использования электронного документооборота на предприятии необходимо приобрести необходимый программный пакет (платформа EDI), а также устройства для его функционирования (сетевые устройства, серверы и т.д.).

Для обмена документами между двумя компаниями необходим менеджер по работе с электронными документами. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат отправляемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписи и ведет архив документов.

Внимание: Одной из таких услуг является “тиара электронного документооборота”. Документы, полученные через них, являются юридически значимыми, если они отмечены ЭПК обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ИРО

Наиболее важные преимущества

Электронный документооборот имеет неоспоримые преимущества перед бумажной работой:

• Организация офисной работы – система не позволяет присваивать один и тот же номер разным документам, как это делается в порядке и автоматически;
• Отслеживание местоположения каждого документа – в любое время вы можете узнать, кто работает с документом. Работник не сможет его испортить или потерять. Удаленный документ может быть восстановлен случайно или специально;
• Ускорение обработки документов – Если подразделения компании распределены по нескольким зданиям, бумажный документ должен быть доставлен лично для утверждения. В случае электронного документооборота необходимый документ предоставляется сотруднику за доли секунды;
• Удобная версия – система сохраняет каждую версию во время редактирования. При необходимости вы можете отслеживать, кто и когда внес изменения в документ;
• Круглосуточный удаленный доступ – при необходимости доступ к системе EDI через Интернет может быть организован с любого компьютера в мире, а сотрудник может работать с документами в командировке, отпуске или болезни;
• Планирование работы – указав дату создания и время выполнения, вы можете запланировать выполнение входящих документов в соответствии с очередью;
• Поиск документов – Вы можете выполнить поиск в общей базе данных документов по ключевым словам и фразам;
• Экономия бумаги – нет необходимости печатать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на очевидные преимущества, системы электронного документооборота имеют недостатки, которые могут помешать компании внедрить их.

Это они:

• Необходимо потратить деньги на закупку системы, которая в зависимости от количества пользователей может заработать до 100 тыс. руб;
• После покупки требуется много времени для установки, реализации и отладки;
• Необходимо обучать всех вовлеченных пользователей;
• Безопасность системы – разграничение доступа между пользователями, выдача необходимых электронных подписей, защита от посторонних лиц;
• В компании должен быть администратор, который контролирует работу системы, выполняет сервисные операции и решает проблемы пользователей;
• Для сохранения информации необходимо сохранить базу данных с документами;
• Если компании-партнеры не имеют ИРО, то должны быть доступны как электронные, так и бумажные системы.

Функциональность электронного документооборота

Каждая система документооборота должна быть способна выполнять различные действия:

• Работа со всеми типами документов – создание, создание, создание, обработка, регистрация, контроль их исполнения, координация и т.д..;
• Организация документооборота – определение маршрутов внутри предприятия, разграничение доступа между отдельными пользователями, предоставление возможности работы с документом нескольким людям одновременно;
• Организовать архив документов с возможностью их поиска и хранения.

Внимание: Электронный документооборот должен предоставлять такую же возможность работы с документами, как и обычный бумажный документ.

Цвет шрифта =”#ffffff00″*gt;*Синхронизация по honeybunny<font color=”#ffff00″*gt;https://www.youtube.com/watch?v

Важные развитые системы открывают новые возможности:

• Регистрация всех транзитных документов – входящих, исходящих, внутренних, с последующей их переадресацией на голову;
• Создать единую процедуру работы с документами в каждом отделе компании;
• Работать с документом как по отдельности, так и вместе;
• Обмен документами между подразделениями и отдельными сотрудниками;
• Проводить различие между доступом к документам;
• Используйте стандартные формы для всех документов;
• Обеспечить своевременную координацию, выполнение и другую работу с документом;
• Создание отчетов – аналитических, статистических и т.д…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….;
• Организовать архивирование с записью о дате и времени доступа к нему пользователей.

Можно ли совместить бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации это не будет являться полным отказом от бумажных документов в первый раз.

Это может происходить по разным причинам:

• Не все контрагенты используют ЭДО;
• В архиве компании уже имеется много бумажных документов.

Тем не менее, существуют принципиальные различия в работе с электронными и печатными документами. Например, бумажный документ должен быть распечатан и сдан на подпись руководителю, в то время как электронный документ подписан в самой системе. Бухгалтерские документы на бумажном носителе, отправленные другой стороне, могут быть утеряны при доставке почтой, в то время как электронная почта поступает к получателю.

Основное отличие работы с двумя типами документов заключается в способе их хранения. Электронные документы немедленно передаются в систему, где все пользователи могут работать с ними.

Для бумажных документов следует продолжать создавать архив, в котором они надлежащим образом хранятся.

В то же время бумажный документ должен быть отсканирован после того, как он поступил в компанию, и отсканированная копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание: Поэтому работы в компании должны продолжаться только в электронном виде. Когда бумажный документ приходит, его видят только те, кто его получил или подписал, и в то же время вы можете защитить оригинал от почти или даже потери, работая с электронной копией и имея возможность работать с ним одновременно с несколькими пользователями.

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

На рынке существует множество систем документооборота, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки. Наиболее распространенные системы:

строй	атрибуты	затраты
Это дело.	Одна из крупнейших программ ИРО. Больше функциональности, простоты и простоты использования.	От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
рассуждения	Может использоваться в компаниях любого размера, легко усваивается, гибко адаптируется к потребностям пользователя.	От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат	Считается самой передовой из систем, поставка включает в себя собственную систему баз данных, легкий и приятный дизайн.	От 5000 руб. для рабочей станции при использовании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив	Полная интеграция со всеми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов – текста, графики, видео и аудио.	От 12 до 57 тысяч рублей за всю программу.
ДИРЕКТУМ	Являясь идеальной системой для малого и среднего бизнеса, вы можете комбинировать электронные документы с бумажными.	от 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA WorkFlow	Новая система, которая только начинает развиваться. Существует несколько уникальных для этой системы функций.	От 55 до 75 тысяч рублей за одну лицензию.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Система EDI, которая занимает свое место в электронной среде компании, должна быть свободной для поддержки других бизнес-приложений, которые уже работают в ней. Например, необходимо создавать бухгалтерские документы – счета-фактуры, сертификаты, накладные, доверенности и т.д. – которые можно использовать для создания бизнес-процесса. – свободно обрабатывать.

Кроме того, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованными и обрабатывающими одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать каталоги, используемые в электронной среде, и чтобы она могла обновлять содержащиеся в них данные.

Кроме того, необходимо работать с внешними данными – электронной почтой, торговыми площадками и др. – принять во внимание сайт

При выборе ЭДО необходимо учитывать возможность его взаимодействия с другими инструментами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно популярные и поэтому активно развивающиеся системы имеют в своем составе множество модулей для самых популярных программ – 1С, Sail, Oracle и многих других.

Например, электронный документооборот программы “1С” позволяет напрямую формировать, получать и отправлять электронные бухгалтерские документы и подтверждать их квалифицированную подпись.

Источник: https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html

(#2018) Системы электронного документооборота [ТОП-5 СЭД]

Наше предприятие только на пути к внедрению систем электронного документооборота на всех предприятиях.

Потому что большинство предприятий пока не могут это сделать по простой причине – из-за отсутствия опыта работы с электронными документами.

Ведь очень сложно научить пожилую женщину основам работы с ПК.

Но будущее поколение, твердо стоящее на ногах, имеет хорошие шансы на это, тем более, что на рынке представлено большое количество таких программных продуктов.

:

Не каждый руководитель компании, особенно небольшой, готов принять тот факт, что существование системы документооборота значительно упрощает жизнь ее сотрудников.

Это означает, что они больше заинтересованы в эффективности рабочего процесса, что мотивирует их на то, чтобы любая автоматизация приводила к снижению контроля над работой.

Но на самом деле это лучший инструмент управления, позволяющий не только быстро реагировать на любую ситуацию, но и качественно и быстро выполнять всю работу, связанную с документацией – поиск, создание, эксплуатацию и даже уничтожение.

Как выглядит EDM?

Иными словами, система электронного документооборота – это комплекс программного обеспечения, иногда входящий в состав уникальной многофункциональной программы.

Задачей данной системы является оперативная обработка всей документированной информации, используемой в компании.

Данный тип системы может использоваться самостоятельно или в составе крупномасштабного цифрового комплекса на протяжении всего жизненного цикла предприятия, например, в составе систем ESM.

Рис.1 – Схема взаимодействия системы EDMS

назад в меню ↑

После принятия решения об улучшении документооборота в компании менеджер, несомненно, столкнется с широким спектром таких систем документооборота.

Но, несмотря на внешнее сходство окон, диалогов, форм и запросов, которые формируются в рамках работы СЭДУ, они существенно различаются.

Их можно классифицировать по ряду признаков, включая затраты на внедрение, обслуживание и другие параметры, но эти характеристики не являются актуальными для каждой организации.

Его функциональность гораздо важнее в СЭДУ, поскольку даже система, оснащенная всеми современными инструментами, не даст положительного результата, если не будет соответствовать требованиям потребителя, а именно тем функциям, которые предполагается автоматизировать.

Таким образом, основным критерием оценки таких систем на начальном этапе их внедрения является функциональное наполнение.

Причем условно можно выделить следующие подтипы систем документооборота:

• Офисная автоматизация.
• Архивы электронной документации.
• Такие системы, как документооборот.
• Комплексные многофункциональные системы.

И если первый вариант в списке только автоматизирует базовый набор функций, то, соответственно, происходит почти полностью автоматизированный процесс документооборота и является самым современным решением.

назад в меню ↑

Если функциональность программ сообщений для будущего пользователя от имени руководителя компании требует дополнительных данных по системе, то для принятия окончательного решения о возможности ее реализации требуется наличие дополнительных данных по системе.

Поэтому необходимо выбрать из всех программ функциональность, которая соответствует требованиям предприятия и демонстрирует оптимальный набор функций.

Например, некоторые пакеты программного обеспечения предлагают избыточные или неадекватные операции, создавая дополнительную нагрузку на аппаратное обеспечение или персонал.

Поэтому любой предложенный вариант стоит прочитать как можно подробнее.

Иногда для этого достаточно просмотреть системные спецификации, но гораздо чаще их нужно опробовать, по крайней мере, в тестовом режиме

Наконец, при запуске теста можно будет выявить ошибки в системе, выявить возможные расхождения между программным компонентом комплекса и имеющимся на предприятии компьютерным оборудованием, а также оценить удобство взаимодействия пользователя с системой.

Если вы не можете судить о системе по собственному опыту, вам следует обратить внимание на рекламные материалы, такие как скриншоты и видео.

Кроме того, необходимо будет оценить рентабельность внедрения СЭДО в инфраструктуру компании.

Рис. 2 – Примерный набор элементов в современной системе EDMS

назад в меню ↑

Существует множество систем документооборота с различными функциональными наполнителями, также не всегда успешными, поэтому ответственному лицу удается найти комплекс с оптимальным наполнением считать задачу сверхсложной.

Например, очень популярны и эффективны:

• ДокЛогикс;
• E1 Евфрат;
• Вердокс;
• Документы WSS;
• Ссылка на БОСС;
• ДЕЛО;
• MOTIV;
• TEZIS.

Некоторые из них связаны с программными продуктами отечественного производства, но эксперты, проводившие сравнительный анализ, назвали лучшие из следующих пяти EDMS:

• ELMA ECM+;
• 1С: Документальный поток 8;
• Зрение Докуса;
• Директриса;
• Optima WorkFlow.

Причина этого заключается в том, что практически все они сочетают классический документооборот и управление бизнес-процессами, что в совокупности позволяет повысить эффективность операционной деятельности.

Но каждая из этих EDMS и программных систем на их основе имеет свои преимущества.

Например, EDMS Docsvision, в отличие от других, предлагает самый широкий спектр возможностей для встраивания и настройки в любую информационную систему, уже функционирующую в компании.

С другой стороны, 1С: Document Turnover 8 представляет собой совершенно иную нишу систем, обеспечивающих синхронизацию рабочих документов и их подключение к конкретной, широко используемой информационной системе, а остальные, оснащенные веб-интерфейсом, предлагают максимальную свободу действий без привязки к месту работы, что особенно важно для современного руководителя компании.

Поэтому мы должны уделять им больше внимания, более пристально смотреть на них и сосредоточиться на следующих характеристиках:

• Функциональность.
• Interface.
• Функции поиска.
• Администрация.
• Моделирование бизнес-процессов.
• Функции защиты данных.

назад в меню ↑

По сравнению с другими EDMS, Directum имеет преимущество благодаря широкому каталогу доступных программных пакетов и автоматизированных функций.

Это включает напоминания, нумерацию и поддержку штрих-кодов.

Кроме того, реализуется представление вложений и памяти, заполняются встроенные каталоги и создаются документы с помощью мастеров.

Интерфейс системы является единообразным, а правила обработки документов и задачи можно настраивать. Объекты можно редактировать онлайн и добавлять задания в MS Outlook.

Атрибутивные права доступа назначаются всем файлам, но рабочий процесс остается прозрачным.

Существует полнотекстовый настраиваемый поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией столбцов.

Также реализована функция моделирования бизнес-процессов на базе IS-Builder с пошаговой отладкой.

EDMS позволяет хранить данные от нескольких компаний, а пользователям может быть предоставлен доступ к ролевым играм и дискретным моделям с возможностью передачи.

Существует режим замены. Реализованы шифрование и ЭЦП.

Directum имеет свои недостатки на фоне других EDM.

Пользователю доступны только стандартные стили дизайна, и объекты отображаются вместе, а не по страницам, независимо от выполняемых операций.

Есть языковые проблемы. Размеры карт памяти не меняются, интерфейс перегружен, а скорость просмотра низкая.

Существуют трудности с заполнением новых справочников, и локализация в них не предусматривается.

назад в меню ↑

Другие EDMS не так успешны, как Docsvision.

Наконец, он предлагает постраничный вывод объектов, поддержку пользовательских стилей, настраиваемые отчеты и встроенный веб-браузер. Определено создание архивов в виде базы данных.

Тип аутентификации может быть настроен пользователем, так же как и темы, формы, панели инструментов или командные ленты. А карточки заданий могут быть разработаны независимо друг от друга.

Docsvision отображает сквозные ссылки на документацию в виде иерархии. Ссылки комментируются.

Осуществляется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами и сложными условиями с учетом прав доступа к сайту search.

Администрация СЭДУ позволяет управлять СФС (организационной и кадровой структурой) для нескольких компаний и предусматривает кадровые изменения.

Для безопасности предусмотрены ЭЦП, шифрование и обязательный контроль доступа с возможностью передачи прав.

BP моделирование создается с использованием API и MS Reporting, но без него можно создать схему маршрутизации.

Но и на фоне таких преимуществ можно выделить Документацию и недостатки.

Например, предварительный просмотр и конструктор поиска выполняется медленно, документы не встроены в задачу по умолчанию, процессы скрыты, SMC не отображается.

Кроме того, отсутствует настраиваемая сортировка, нет истории каталогов, есть и другие трудности при работе с каталогами.

Стоит также отметить, что напоминания работают только при запущенном MS Outlook.

назад в меню ↑

ELMA EDMS реализуется в составе нескольких пакетов ECM+, Projects+, ELMA CRM+, которые подбираются в соответствии с требованиями пользователя. Есть даже пакет с KPI.

Система объединена с MS Outlook, 1С:Enterprise.

Поддерживается история обработки документов на картах. Документы могут быть автоматически вставлены путем сканирования и штрих-кодирования.

Он поддерживает создание шаблонов как для самих документов, так и для их поиска.

Поддерживается ведение единого архива.

Функциональность адаптирована для компании с повышенной или пониженной автоматизацией, а программное обеспечение может быть установлено на мобильных платформах.

Все данные отображаются в одном окне, независимо от типа, без переключения. Реализован механизм замены пропавших без вести лиц и расселения.

Управление BP реализовано в удобной графической форме и поддерживает администрирование сложных маршрутов в собственном дизайнере, при этом ссылки могут быть дополнительно прокомментированы на сайте

ELMA EDMS имеет усовершенствованную систему аутентификации с поддержкой современных электронных ключей, сертификатов, связанных с учетной записью или конкретным устройством.

Реализован механизм распределения прав пользователей с высокой степенью защиты и графическим пользовательским интерфейсом. Используется ЭЦП.

Но, несмотря на все преимущества, в этой системе есть и недостатки.

Например, поддержка большого количества версий документов означает, что текущая версия должна быть установлена.

Существуют также ошибки в поисковых инструментах, в частности, механизм полнотекстового поиска не предусмотрен в документации.

Optima WorkFlow WorkFlow Workflow

Система Optima WorkFlow имеет много преимуществ. Он легко адаптируется к потребностям оператора, включая колонны, журналы, органы управления и даже карточки заказа.

Цвет шрифта =”#ffff00″ >-=https://www.youtube.com/watch?v=- с гордостью представляет

Система очень гибкая и поддерживает как добавление модулей расширения, так и встраивание в IBM WebSphere MQ.

Optima WorkFlow поддерживает управление архивами и обладает расширенными функциями поиска с возможностью фильтрации.

Уникальной особенностью является работа в том же окне, что и документ, его связи и перемещения.

Она дополняется удобной работой с картами, особенно их дизайном при создании заданий, и специальным дизайнером для них.

Необходимо подчеркнуть очевидную роль SLBC и для нескольких компаний, функцию обмена, сортировки объектов и интуитивно понятную работу с справочниками.

Что касается управления BP, то на ободке скриптов API и Master Crystal Reports 11.0 имеется специальный дизайнер.

Система безопасности основана на использовании базовых функций, но использует как дискретные, так и ролевые модели управления. Дополнительную защиту обеспечивает ЭЦП.

С точки зрения недостатков Optima WorkFlow также имеет много недостатков. Пользователям не разрешается создавать собственные папки, журналы или копировать ссылки, а настройки не сохраняются.

Кроме того, реквизиты не локализованы, функционал обмена неполный, и права доступа к отдельным документам не могут быть переданы, а только к содержащимся в них объектам.

Не стоит рассматривать систему как основной инструмент BP-моделирования, так как ее механизмы неудобны, есть проблемы с конфигурацией, а EDMS нуждается в доработке за счет использования скриптов.

Рис. 3 – Окно веб-клиента Optima WorkFlow

назад в меню ↑

С точки зрения функциональности 1С: Документооборот 8, безусловно, уступает описанным выше системам, но у этой СЭДУ есть свои преимущества.

Она сочетает в себе управление документооборотом, управление контрактами, управление документацией, обращение и архивирование. А кроме того, функциональность расширяется за счет плагинов.

Файлы, прикрепленные к документам, можно редактировать и извлекать с помощью проводника Windows.

Особенностью интерфейса является адаптация к роли пользователя с помощью встроенных инструментов проектирования.

Обеспечивает ускоренный доступ к справочным данным и автоматизацию ряда процессов, включая обработку документации из различных источников.

Существует процедура запроса о сборе данных. Результат поиска может быть сгенерирован в отчете, а шаблоны могут быть созданы из поисковых запросов.

Для работы с ВР назначается специальная подсистема, которая позволяет планировать замену, настраивать задачи, управлять и моделировать ВР.

Блок безопасности поддерживает ряд методов авторизации, четко разграничивающих права пользователей на доступ к объектам.

Кроме того, используется ЭЦП, и количество активных пользователей может быть определено программно.

Этот EDM также имеет свои недостатки. Например, местная почта отсутствует. Существуют ограничения на создание и распределение задач, и регистрация из офисных заявок не осуществляется.

Кроме того, нет встроенных инструментов для просмотра вложений, запросы выполняются только из стандартных вложений, автоматический поиск дубликатов невозможен.

Источник: https://geek-nose.com/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota/

SED: Система электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭДО) – это совокупность организационных, технических и программных средств управления различной информацией и документацией. Она позволяет отслеживать каждую стадию жизни документа – от его создания до уничтожения.

Система документооборота решает следующие задачи:

Сбор и обработка документальной информации; идентификация пользователей и распределение прав доступа к информации; контроль за распространением информации; интеграция с внешними каналами передачи информации и др.

Система электронного документооборота

Система электронного документооборота – это программное обеспечение, предназначенное для работы с электронными неструктурированными документами.

Он может использоваться для создания, изменения или передачи всей информации в электронном виде.

EDMS позволяет рационально распределить ответственность за информационную безопасность и контроль над тем, что происходит в сети.

Что такое сед?

Создание документа

Подпись / Освобождение

оформление

казнь

аналитика

хранилище

плюсы Системы электронного документооборота

Преимущества Системы электронного документооборота может быть назначен:

1. Минимизация временных затрат. Электронный документооборот не требует перемещения бумажных документов. Это позволяет ускорить процесс перемещения документов внутри компании и за ее пределы.
2. Отсутствие дублирования документов. В EDMS документы доступны для всех авторизованных пользователей, даже за пределами компании.
3. Легкий доступ к информации. С помощью поиска и экспорта данных можно быстро получить доступ к интересующей вас информации непосредственно из программного обеспечения.
4. Единое хранилище данных. Это предотвращает хранение большого количества копий. Любой авторизованный пользователь может получить доступ к этой информации.
5. Автоматизация всех рабочих процессов с помощью информации: Создание, хранение, модификация, распространение, уничтожение. Это обеспечивает немедленный доступ пользователей к интересующей их информации.
6. Повышение конкурентоспособности предприятий. Возможность быстро найти ответ на интересующий Вас вопрос повышает лояльность клиентов.
7. Повышение качества работы. Система электронного документооборота (СЭД) определяет правила работы с информацией для сотрудников. Без определенных действий невозможно вносить изменения в документы.
8. Повторное использование информации, снижение трудозатрат. Вся информация в системе может использоваться столько раз, сколько потребуется. Это позволяет не создавать новые документы и использовать типовые формы.
9. Исключение ошибок. Стандартные формы и документы заполняются автоматически в системе электронного документооборота. Это позволяет избежать ошибок, вызванных человеческой ошибкой.
10. Хранение информации и документов. EDMS позволяет архивировать и восстанавливать информацию в течение короткого периода времени.

Экономия времениОграниченное дублирование усилий с документамиОблегчение доступа к информацииАвтоматизация всех рабочих процессовБезопасность информации и документов

строение Системы электронного документооборота

строение Системы электронного документооборота могут быть проанализированы как с точки зрения аппаратно-программного комплекса, так и с точки зрения функционального назначения. СЭДУ как программно-аппаратный комплекс представляет собой совокупность серверов, рабочих станций, программного обеспечения, аксессуаров и т.д.

Структура СЭДУ с функциональной точки зрения включает модули, осуществляемый ввод данных, индексирование документов, пересылку информации, разграничение права доступа к информационным ресурсам и хранению.

Дополнительные
снаряжение

Сервер электронной системы

документооборот

рабочие места

Узнать больше о системе электронного документооборота

Принципы СЭДО Внедрение классификации СЭДО СЭД по СЭДО

Наша продукция: Астраль. Документация и модуль документооборота оснащены множеством функций, которые ориентированы на все потребности компании. Они учитывают национальные особенности, оказывающие непосредственное влияние на бизнес-процессы. Система – простая, недорогая, удобная!

Астраль. Модуль документооборота Doc Document Turnover Module 1C-EDO

Электронные системы управления ресурсами для компаний

ПОР стратегия развития хозяйствующего субъекта с целью оптимизации всех видов затрат через информационную систему. Она основана на хорошо структурированной информации (набор атрибутов соответствует их логическим значениям и определенной обработке).

ECM – информационная система, основанная на неструктурированной информации. Он не видит разницы между текстовым документом и таблицей и т.д.

Здесь вы найдете ответы на все ваши вопросы о программном обеспечении.
Астральные продукты и услуги в нашей базе знаний!

Подробнее.

Для установления EDI-соединения и получения подробной информации по любым интересующим вас вопросам необходимо обратиться к специалистам. Это можно сделать, заполнив соответствующую анкету на сайте компании и в течение рабочего дня оператор связи перезвонит по указанному номеру и предоставит подробную информацию о процедуре приобретения функциональности.

Обратиться к специалисту

Источник: https://msk.astralnalog.ru/edocuments/sed/