Как заполнить и вести табель учета рабочего времени в 2018 году: обозначения и сокращения правила заполнения кто подписывает срок хранения образец

Содержание
  1. Табель учета рабочего времени: образец заполнения на 2018 год
  2. Чем отличаются формы Т-12 и Т-13
  3. Поэтапная инструкция по заполнению табеля
  4. Как отразить отпуск
  5. Обозначения и коды в табличной части документа
  6. Ведение в бюджетных организациях
  7. Штрафы и ответственность
  8. Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений
  9. Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году
  10. Можно ли использовать свои сокращения
  11. Заполняем документ с использованием кодов
  12. Образец заполнения формы 0504421
  13. Кто должен вести
  14. Сколько хранить
  15. Заполнение табеля учета рабочего времени — образец заполнения 2018
  16. Check Also
  17. Заполняем табель учёта рабочего времени правильно
  18. Для чего нужен табель учёта рабочего времени
  19. Кто ведет табель в организации
  20. Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени
  21. Заполнение табеля рабочего времени
  22. Шаг 1 — название организации и структурного подразделения
  23. Шаг 2 — код по ОКПО
  24. Шаг 3 — номер документа и дата составления
  25. Шаг 4 — отчётный период
  26. Шаг 5 — информация о работнике
  27. Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов
  28. Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц
  29. Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты
  30. Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки
  31. Шаг 10 — подписи ответственных лиц
  32. Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени
  33. Остальные обозначения и коды в табеле
  34. Заполненный образец табеля рабочего времени
  35. Скачать заполненный образец табеля учёта рабочего времени Т-13 в xls
  36. Скачать табель учёта рабочего времени Формат Т-13
  37. Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12
  38. Составление и особенности ведения формы Т-13
  39. Что это такое 
  40. Варианты утвержденных бланков
  41. Порядок применения
  42. Унифицированная форма Т-13
  43. Ответственный за заполнение
  44. Условные обозначения и цифровые коды
  45. Образец заполнения табеля
  46. Особенности ведения в бюджетных организациях

Табель учета рабочего времени: образец заполнения на 2018 год

Как заполнить и вести табель учета рабочего времени в 2018 году: обозначения и сокращения правила заполнения кто подписывает срок хранения образец

В каждой организации, независимо от ее рода деятельности, на каждого работника ведется табель учета рабочего времени. Многие считают, что он не является важным документом, но на самом деле ведение табеля обязательно, а его отсутствие наказуемо.

Табелем учета рабочего времени называется документ, в котором указывается информация о том, сколько смен и какое количество часов фактически было отработано сотрудником за месяц. Также в нем отражаются все прогулы, отпуска и нахождение на больничном.

Табель учета рабочего времени необходим:

  1. Бухгалтерии — по данным табеля сотруднику ежемесячно начисляется его заработная плата.
  2. Налоговой службе — при проверке правильности уплаты налогов, которые удерживаются с заработной платы, табеля используются для сверки данных.
  3. Трудовой инспекции — она может проверить, не нарушает ли работодатель права своих работников.

Ответственного за ведение табеля учета рабочего времени назначает руководитель организации. Для этого оформляется специальный приказ. Обычно этим занимается каждый руководитель подразделения. При многочисленном штате работников в организации может быть открыта отдельная вакансия табельщика.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, который, согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, должен обязательно присутствовать на каждом предприятии, об этом говорится в статье 91.

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Для оформления отработанного времени разработаны унифицированные формы Т-12 и Т-13. Разница между ними состоит в том, что форма Т-12 размещается на двух листах, каждый месяц после заполнения она подписывается руководителем и сдается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Что касается формы Т-13, то она оформляется в электронном виде в специальной программе, в которой уже введены все необходимые данные и реквизиты. В конце каждого месяца создается бланк и распечатывается. После документ заверяется руководителем и сдается бухгалтеру по расчету заработной платы.

Поэтапная инструкция по заполнению табеля

В заполнении формы табеля нет ничего сложного, так как все строки и графы имеют обозначения того, какая информация должна в них содержаться.

В первую очередь необходимо заполнить шапку документа:

  1. Наименование организации.
  2. Наименование структурного подразделения, в котором трудятся работники.
  3. Код ОКПО.
  4. Номер документа по порядку.
  5. Дата составления табеля. В этом месте необходимо вписать последний день месяца. Отчетный период, то есть первый и последний день отчетного месяца.

После заполнения шапки документа можно приступать к оформлению табличной части:

№ колонкиКакие сведения содержатся
1номер по порядку
2указывается фамилия и инициалы работника, а также занимаемая им должность
3табельный номер сотрудника
4информация по каждому календарному дню, которая показывает, присутствовал ли сотрудник на рабочем месте, сколько часов было отработано фактически
5сколько дней и часов было отработано каждую половину месяца
6сколько дней и часов было отработано за весь месяц
7код, соответствующий тому, по какому поводу начисляются денежные средства
8корреспондирующий счет бухгалтерского учета, соответствующий статье, на основании которой были произведены начисления
9указывается количество дней или часов в соответствии с указанным кодом классификации
10код, соответствующий причине, по которой сотрудник не явился на рабочее место
11дни или часы, которые работник отсутствовал

После заполнения таблицы располагаются строки для подписей:

  • ответственного лица — должность, подпись, расшифровка;
  • руководителя структурного подразделения — должность, подпись, расшифровка и дата;
  • сотрудник отдела кадров — должность, подпись, расшифровка и дата.

Порядок ведения документа подробно представлен на видео.

Как отразить отпуск

Перед тем как фиксировать в табеле нахождение сотрудника в отпуске, необходимо определить его вид:

  1. Очередной — отпуск, который полагается каждому сотруднику ежегодно, обозначается ОТ или ОД.
  2. Без сохранения заработной платы — сотрудник имеет право взять несколько неоплачиваемых дней отпуска, необходимых ему по личным обстоятельствам, обозначается ОЗ или ДО.
  3. Учебный — сотрудник во время прохождения сессии может не посещать работу, ему оформляется оплачиваемый отпуск, код У.
  4. По беременности и родам — обозначается как Р.
  5. По уходу за ребенком — этот период также считается отпуском, код обозначения ОЖ.

При фиксировании в табеле отпускных дней ежедневно проставляется соответствующий ситуации код, а часы не указываются.

Обозначения и коды в табличной части документа

Для того чтобы избежать записи большого объема информации, были установлены унифицированные коды и обозначения.

Основные коды по оплате труда:

КодОписание
2000заработная плата (в т.ч. вознаграждения и премии)
2012оплата отпусков
2300оплата больничного листа
2760выплата мат. помощи при выходе на пенсию или после увольнения

Коды, обозначающие присутствие сотрудника на работе:

КодОписание
Яприсутствие на работе
Нработа в ночное время
РВработа в выходные и праздничные дни
Ссверхурочная работа
ВМработа вахтовым методом

Что касается нахождения в командировке:

КодОписание
Ккомандировка
ПКкомандировка, связанная с повышением квалификации
ПМкомандировка, связанная с повышением квалификации, с отправлением сотрудника в другую местность

Отсутствие сотрудника по разным причинам обозначается:

КодОписание
Бнахождение на больничном, с оплатой
Тбольничный без оплаты
ЛЧсокращенный день
УВнеполный рабочий день по причине совмещения с учебным отпуском
ПРпрогул
ПВвынужденный прогул
Гсотрудник отсутствует по причине исполнения государственных обязанностей
Ввыходной
ОВдополнительный выходной, оплачивается
НВдополнительный выходной, не оплачивается
ННнет информации по причине отсутствия
НЗостановка работы по причине задержки заработной платы
РПпростой процесса производства по вине работодателя
ВПпростой процесса производства по вине работника
НПпростой производства по другим причинам
ЗБзабастовка
НОотстранение сотрудника от работы по каким-либо причинам, оплачивается
НСработа на условиях неполного рабочего дня
ОДадминистративный отпуск, неоплачиваемый
ОЗотпуск, установленный законодательно, неоплачиваемый

Ведение в бюджетных организациях

В бюджетных организациях также необходимо вести учет рабочего времени. Единственное отличие в его ведении состоит в том, что добавляются обозначения, соответствующие роду деятельности:

КодОписание
ВУвыходные по учебе
ЗНзамещение в начальных классах (с 1 по 3)
ЗПзамещение в группах продленного дня
ЗСзамещение в старших классах (с 4 по 11)
ОУдополнительный учебный отпуск

Учет рабочего времени также ведется ежемесячно, документ создается 3 дня до начала периода и по его окончанию сдается в бухгалтерию для расчета.

В шапке документа указывается не только наименование организации, но и ставится соответствующий цифровой код.

Штрафы и ответственность

Ведение табеля учета рабочего времени является обязательным для любого предприятия, поэтому ненадлежащее исполнение этой обязанности или полное его отсутствие грозит получением наказания. В таком случае будет признано нарушение трудового законодательства.

Ответственное лицо может получить выговор, если это произошло впервые. При повторном обнаружении нарушения накладывается штраф от 1000 руб. до 5000 руб. Что касается организации, то ей грозит штраф от 30000 руб. до 50000 руб.

Ведение табеля учета рабочего времени необходимо не только на уровне обязанности, это, в первую очередь, облегчает начисление заработной платы каждому сотруднику и позволяет избежать спорных моментов в этом деле. Поэтому относиться к фиксированию фактически отработанного времени нужно со всей ответственностью.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/obrazec-zapolneniya-tabelya-ucheta.html

Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

В соответствие с частью 3 статьи 91 Трудового Кодекса РФ, бюджетная организация обязана вести учет времени труда в табеле. Это обязательный документ, на основании которого происходит начисление заработной платы.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году

Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение — «О».

Итак, изучим табель учета рабочего времени: обозначения букв, которые используются для заполнения, а также их расшифровка для удобства приведены в таблице.

КодНаименование показателя
АНеявки с разрешения администрации
БВременная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам
ВВыходные и нерабочие праздничные дни
ГВыполнение государственных обязанностей
КСлужебные командировки
НРабота в ночное время
ООчередные и дополнительные отпуска
ОРОтпуск по уходу за ребенком
ППрогулы
СЧасы сверхурочной работы
НННеявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
ВУВыходные по учебе
ОУУчебный дополнительный отпуск
ЗНЗамещение в 1-3 классах
ЗПЗамещение в группах продленного дня
ЗСЗамещение в 4-11-х классах
РПРабота в выходные и нерабочие праздничные дни
ФФактически отработанные часы

Для удобства предлагаем скачать файл с расшифровкой табеля учета рабочего времени 2018 года.

Скачать

Можно ли использовать свои сокращения

Предприятие вправе самостоятельно дополнить при необходимости буквенные обозначения (согласно Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Например, для обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — отпуск по уходу за ребенком.

Для удобства и разграничения видов отпусков можно ввести код «ДО» в табеле учета рабочего времени, что будет отражать отпуск без сохранения заработной платы. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.

При введение дополнительных кодов, необходимо закрепить перечень новых буквенных обозначений в локальном документе.

Заполняем документ с использованием кодов

В бюджетных организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная Приказом Минфина России от 30.03.2015 №52Н. Заполнение происходит двумя способами:

  1. Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных часов.
  2. Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т.п., в форме 0504424 указывается только буквенный код.

Выбор способа определяется кадровой и учетной политикой организации. Табель учета рабочего времени обозначения, расшифровка кодов, а так же способ заполнения документа необходимо закрепить в локально нормативном документе организации.

В форме 0504421 табеля учета рабочего времени условные обозначения проставляются только буквенные символы (Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Необходимо помнить основные правила заполнения документа:

  1. Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
  2. Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы), вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
  3. В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы отклонений, в нижней половине клетки — условные обозначения отклонений.
  4. В случае, если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код отклонения, а знаменатель — часы работы. Например Н/2 означает, что работник отработал в ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
  5. Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и порядке утвержденным учреждением.
  6. В строке «Вид табеля» указывается: при первичном заполнение цифровое обозначение — «0», при корректировке, начиная с единицы проставляется соответствующий номер: «1», «2» и т.д.

Образец заполнения формы 0504421

Скачать

Кто должен вести

Документ заполняет ответственное лицо, назначенное приказом либо по всей организации, либо по отдельным подразделениям (кафедрам, отделам, факультетам и тп), в зависимости от структуры и кадровой политики.

Сколько хранить

Форма 0504421 хранится 5 лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными — 75 лет (ст. 586 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-rasshifroa-sokrashcheniy

Заполнение табеля учета рабочего времени — образец заполнения 2018

x

Check Also

статьи: Входит ли учеба в трудовой стаж для начисления пенсии? Что входит в трудовой стаж при начислении пенсии? До 2002 года, пока не возникла реформа, года по обучению в ВУЗе входили в общий трудовой стаж.

статьи: Входит ли отпуск по уходу за ребенком в общий трудовой стаж? Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет входит ли в трудовой стаж? Засчитывается ли трудовой стаж при отпуске по уходу за ребенком? Отпуск по уходу за ребенком и трудовой стаж Общим трудовым стажем принято называть срок работы, исходя из которого будет рассчитываться размер пенсионной выплаты по достижению определенных лет.

статьи: Если увольнение приходится на выходной день — как правильно уволить Увольнение при сменном графике работы в выходной день Как оформить приказ если дата увольнения выпадает на выходной день? Увольнение по срочному трудовому договору в выходной день — как написать Можно ли уволить работника в выходной день в 2018? Сотрудник может уволиться в любой момент, однако график работы администрации не всегда может сходиться.

статьи: Виды пенсий по государственному пенсионному обеспечению Порядок оформления перевода с одного вида пенсий на другой Понятие и виды пенсий Пенсии – особый вид ежемесячного денежного пособия, который устанавливается гражданам, утратившим трудоспособность по возрасту либо в следствии болезни.

статьи: От чего зависит размер оплаты больничного после декрета? Заявление на расчет больничного после декретного отпуска как написать? Образец заявления на расчет больничного после декретного отпуска Как рассчитать больничный по уходу за ребенком после декрета? Как рассчитать больничный после декретного отпуска? Жизнь непредсказуемая, поэтому на следующий день после декрета может понадобиться получать больничный лист.

статьи: Какие нужны документы для оформления больничного листа по беременности? Сколько дней длится больничный по беременности и родам? Оплачивается ли больничный лист по беременности и родам? Заявление на оплату больничного по беременности и родам – образец В какие сроки выплачивается пособие по беременности и родам? Когда выплачивается пособие по беременности и родам – условия Расчет пособия по беременности и родам в 2018 году Как оплачивается больничный по беременности и родам? Пособие по родам и последующему периоду выплачивается за счет денежных средств фонда социального страхования.

статьи: Как оплачивается больничный лист в 2018 году от стажа? Как оплачивается больничный лист по беременности и родам Как оплачивается нарушение режима больничного листа Как оплачивается больничный лист в 2018 году Обязательная оплата времени, которое работник находится на больничном, является одной из основных гарантий трудовых прав.

статьи: Больничный на испытательном сроке — оплата и продление Больничный лист по беременности и родам в 2018 году Оплата больничного листа при производственной травме в 2018 году Работа по совместительству дает возможность работнику увеличить свой уровень дохода.

статьи: Можно ли продлить отпуск в связи с больничным листом? Как правильно продлить больничный лист во время отпуска? Приказ о продлении отпуска по больничному листу как написать? Оплата больничного листа во время отпуска как происходит? Как продлить больничный лист во время отпуска? Если нетрудоспособность работника формально возникла во время проведения ежегодного отдыха, то он вправе обратиться к работодателю за увеличением количества дней и проведением оплаты общего срока отпуска.

статьи: Какие документы нужны чтобы встать на учет на бирже труда 2018 Москва? Как встать на биржу труда в Москве в 2018 через интернет? Можно ли встать на биржу труда в Москве с временной регистрацией? Как встать на учет в центр занятости в Москве без прописки Как встать на учет в центр занятости населения Москвы? В случае, если сотрудник принял решение отказаться от должности в данной компании или же в результате ликвидации предприятия работнику, который трудился на протяжении определенного времени в данной организации присваивается определенный статус, который именуется как безработный человек.

статьи: Чем отличается срочный трудовой договор от бессрочного? Когда срочный трудовой договор становится бессрочным? Как перевести работника со срочного трудового договора на бессрочный? Бессрочный трудовой договор с работником образец 2018 Как перевести работника со срочного трудового договора на бессрочный? При работе по контракту с установленными сроками работник желает перевести такой документ в бессрочный.

статьи: Процесс установления неполного рабочего времени по инициативе работодателя Как оформить приказ об установлении неполного рабочего времени — образец Есть ли разница между сокращенным и неполным рабочим днем? Устраиваясь на работу между сторонами: работодателем и сотрудником оформляется трудовой договор.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Аутстаффинг это предоставление внештатных сотрудников в аренду другому предприятию. С 2016 года по отношению к заемному труду в законодательстве были внесены некоторые коррективы.

статьи: Увольнение в связи с призывом в армию — порядок и правила Можно ли забрать заявление об увольнении по собственному желанию Увольнение задним числом по собственному желанию — порядок и правила Приказ о сокращении штата и сокращении численности Увольнение за систематическое неисполнение трудовых обязанностей Увольнение в связи с призывом в армию — порядок и правила Увольнение по трудовому договору далеко не всегда продиктовано волей или собственным желанием одной из сторон расторгнуть отношения.

статьи:   Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство Приказ об увольнении в запас — особенности увольнения   В практике существует такое понятие, как взаимозаменяемость сотрудников.

статьи: Закон РФ о государственной службе с последними изменениями Закон о занятости населения в РФ на 2018 год с разъяснениями Федеральный закон о профсоюзах их правах и гарантиях их деятельности   В нашей жизни существует множество бытовых опасностей, одной из которых является пожар.

статьи: Приказ об отмене совмещения должностей — особенности оформления Особенности работы по совместительству педагогических работников 2018 Особенности основной работы и работы по совместительству Условия и размер оплаты труда при работе по совместительству Дополнительное соглашение о совмещении должностей — правила оформления Как правильно написать заявление о приеме на работу по совместительству? Внешнее совместительство — понятие и особенности оформления Вопрос, который возникает при оформлении внешнего или внутреннего совместительства: сколько ставок можно иметь при дополнительном месте службы.

статьи: Образец программы внутреннего аудита по охране труда Аудит по охране труда в 2018 году Аудит по охране труда — это комплекс проверок охранной системы организации на строгое выполнение всех функции и поддержание документации в порядке.

статьи: Можно ли взыскать алименты с пенсии по инвалидности Взимаются ли алименты с пенсии ветерана боевых действий Удерживают ли алименты с пенсии по потере кормильца Удерживаются ли алименты с пенсии у работающего пенсионера Взимаются ли с пенсии алименты В настоящее время не все денежные средства могут являться объектом для взыскания.

Источник: http://u69.ru/trudovaya-disciplina/zapolnenie-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya-2018-2

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2018 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.
  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТочередной оплачиваемый отпуск
ОДдополнительный оплачиваемый
ДОадминистративный (без сохранения ЗП)
У

учебный с сохранием ЗП

УВучебный без отрыва от производства (сокращенный день)УДучебный без сохранения ЗПРпо беременности и родамОЖпо уходу за ребёнком до 3 летОЗбез сохранения ЗП в предусмотренных законом случаяхДБдополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Яработа в дневное время
Нв ночное время
РВ

работа в выходные и праздники

СсверхурочнаяВМвахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

Кслужебная командировка
ПКповышение квалификации с отрывом от труда
ПМповышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Бвременная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Твременная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧсокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВвынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПРпрогул без уважительных причинНСрежим неполного рабочего времениВвыходные и праздничные нерабочие дниОВдополнительный оплачиваемый выходнойНВдополнительный неоплачиваемый выходнойЗБзабастовкаННневыясненная причина неявкиРПпростой по вине работодателяНПпростой по не зависящим ни от кого причинамВПпростой по вине работникаНОотстранение от работы (оплачиваемое)НБотстранение без сохранения ЗПНЗприостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/[email protected]):

2000трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010выплаты по гражданско-правовым договорам
2012отпускные
2300больничное пособие
2530оплата в натуральной форме
2760материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020проценты по вкладам

Заполненный образец табеля рабочего времени

Скачать заполненный образец табеля учёта рабочего времени Т-13 в xls

Скачать табель учёта рабочего времени Формат Т-13

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: http://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Составление и особенности ведения формы Т-13

Российским трудовым законодательством установлена для работодателей обязанность по учету отработанного их персоналом времени. Делать это необходимо всем предпринимателям и организациям вне зависимости от форм собственности. Госкомстат специально для удобства ведения учета и использования его сведений разработал и утвердил формы документов.

В работе предприятия они значительно помогают отделам кадров и бухгалтерам:

  • в учете времени, отработанного или неотработанного каждым сотрудником;
  • в контроле соблюдения рабочих графиков труда (фиксация явок, неявок, опозданий);
  • в обеспечении официальной информацией для расчетов и начислений заработных плат, компенсаций;
  • в подготовке статистической отчетности.

По запросу работника Табель учета рабочего времени предоставляется ему при увольнении. С 2013 года его унифицированные формы признаны не обязательными. Но ведение учета Трудовой кодекс не отменял. Юридические лица и ИП вправе пользоваться иными методами контроля. Фактически же предложенная Госкомстатом унифицированная форма не перестала применяться ввиду своего удобства.

Что это такое 

Это внутриорганизационный документ, содержащий официально подтвержденные данные о соблюдении персоналом предприятия установленного рабочего режима: о количестве явок и неявок работников. Составляется он в табличной форме.

Табель учета рабочего времени ведется в одном экземпляре и хранится у специалиста, отвечающего за его составление. В большинстве случаев эта функция возлагается на кадровый отдел и бухгалтерию.

Реже ответственным исполнителем назначается старший менеджер или руководитель структурного подразделения. Ввиду высокой значимости документа вменение компетенции по его ведению обязательно должно отмечаться в трудовом договоре ответственного лица.

Варианты утвержденных бланков

Учет количества отработанных дней и часов можно вести разными способами. Для максимальной простоты Роскомстатом созданы специальные формы документов по учету отработанного персоналом времени. Они позволяют наглядно отслеживать «посещаемость» персонала и в дальнейшем эффективно использовать собранные сведения.

Порядок применения

Записи в Табель вносятся ежедневно. Помимо утвержденных форм Т-12 и Т-13, в организации при необходимости может быть разработан собственный бланк. Однако, в нем должны присутствовать некоторые обязательные реквизиты.

По окончании месяца документ распечатывается. Правильное заполнение Табеля предусматривает наличие цифровых и буквенных обозначений. Пример: уход сотрудника в ежегодный отпуск отмечается кодом 09 или ОТ.

Все проставляемые шифры должны быть подтверждены документально. Сначала проставляется код, затем рабочая продолжительность. В Табеле необходимо фиксировать все виды времени: больничные, отпуска, командировки и др. Допускается применение кодов вида оплаты труда. К примеру, для заработной платы – 2000, больничного – 2300.

Закрывается Табель последним числом текущего месяца или на следующий день. Он передается ответственным за ведение и хранение лицом на проверку и подписание руководителю, после чего направляется в кадровую службу.

В компетенцию отдела кадров входит сверка предоставленных данных со сведениями из документации по личному составу. Далее Табель отправляется в бухгалтерию в двух частях: за первую и вторую половины месяца. По первой части работникам начисляются авансовые выплаты, по второму – полная заработная плата. 

Бланк формы Т-13

Унифицированная форма Т-13

Особенностью бланка Т-13 является то, что она предусмотрена для автоматизированного контроля с помощью турникетов. Приходя на работу, сотрудник компании отмечается по пропуску. Так удобно вести контроль прогулов, опозданий и иных нарушений временного режима труда.

Указания по заполнению унифицированной формы Т-13 утверждены Госкомстатом в постановлении № 1 от 5.01.2004 г. Однако, использовать именно ее не обязательно. Организации могут не брать утвержденный бланк, а самостоятельно разрабатывать Табеля учета рабочего времени, исходя из собственных потребностей и особенностей.

Ответственный за заполнение

Обязанность по заполнению Табеля учета рабочего времени персонала может быть возложена на одного из сотрудников предприятия:

  • специалиста кадрового отдела;
  • специально нанятого табельщика;
  • руководителем структурного подразделения.

Этот документ занимает одно из главных мест среди всех учетных регистров компании. Небольшие предприятия вполне могут обойтись без него, но в крупных компаниях он ведется в обязательном порядке.

Вести можно как в традиционной письменной форме, так и в электронном виде. В последнем случае по окончании заполнения его требуется распечатать и заверить подписями ответственных за его ведение лиц.

Условные обозначения и цифровые коды

В Табеле учета рабочего времени каждому типу работы и неявки соответствуют условные обозначения — цифровые и буквенные коды.

36 факторов, оказывающих влияние на расчеты заработных плат, классифицируются на укрупненные группы:

Шифры для обозначения человеко-часов при различных рабочих режимахДневной (коды — Я, 01), ночной (коды — Н, 02), в выходные и праздничные дни (коды — РВ, 03), сверхурочный (шифры — С, 04), вахтовый метод (шифры — ВМ, 05).
КомандировкиСлужебные (шифры — К, 06), на повышение квалификации (шифры -ПК, 07 или ПМ,08).
ОтпускаЕжегодный (шифры — ОТ, 09), по уходу за ребенком до 3-х лет (шифры — ОЖ, 15) и др.
Неявка на работу или отработка неполного дняВынужденный отгул (шифры — ПВ, 22), прогул по невыясненным причинам (шифры — НН, 30), простой из-за сотрудника (шифры — ВП, 33) и др.

Образец заполнения формы Т-13

Образец заполнения табеля

Вся процедура составления Табеля может быть разделена на 3 этапа:

Шапка документа
  • В этой части записывается полное название предприятия и его ОКПО. Следующая строка содержит информацию о структурном подразделении, для которого подготовлен бланк.
  • Далее указывается порядковый номер. Как правило, он соответствует месяцу, в котором ведется Табель, поскольку данный документ составляется ежемесячно.
  • Шапка содержит также дату оформления документа и период его действия: в стандартной ситуации – месяц.
Основная часть
  • Заполняется по графам. При составлении документа впервые лучше использовать образец заполнения во избежание ошибок с условными обозначениями.
  • В первом столбце проставляется порядковый номер строки.
  • В колонках 2-3 указываются полностью ФИО сотрудника, должность и его номер по табелю.
  • В четвертой графе непосредственно отмечается явка/неявка. Каждому дню отведено по две ячейки: верхняя содержит код, нижняя – количество часов.
  • Столбец 5 предназначен для фиксации итогового числа дней и часов за каждую половину месяца. В верхней части записываются дни, в нижней – часы. Колонка 6 аналогична, но охватывает информацию за полный месяц.
  • В колонках 7-9 вписывается информация, требующаяся бухгалтерии. При использовании для всего персонала одних и тех же шифров оплаты труда и корреспондирующего счета, в шапке необходимо заполнить предусмотренные для них одноименные графы. Седьмая и восьмая графы не заполняются, информация вносится только в столбец 9.
  • Когда во время действия Табеля коды и счета по каждому работнику меняются, в колонке 7 пишется цифровой код вида оплаты труда, а в колонке 8 – соответствующий ему номер счета. Столбец 9 должен отражать общее число часов или дней, отработанных по конкретному виду оплаты.
  • Столбцы 10-13 включают показатели об отсутствии работника: код, соответствующий причине пропуска, и количество пропущенных часов (дней).
Заключительная частьУказывается фамилия, должность, подпись ведущего его лица. Напротив — проставляются подписи руководителя структурного подразделения и специалист по кадрам с отражением их данных и дат подписания.

Для начала учета рабочего времени, форма Т-13 найдется на любом специализированном сайте правовой системы или профессиональной бухгалтерской фирмы. Скачать ее бесплатно может каждый.

Особенности ведения в бюджетных организациях

Типовая форма № 0504421 предусмотрена для контроля соблюдения режима труда в бюджетных организациях. Он носит наименование «Учет использования рабочего времени».

Первым отличием является возможное присутствие таких обозначений, как «учебный отпуск» или «выходные по учебе».

Второй момент – некоторые особенности в структуре самой таблицы:

Шапка документаВ ней цифрой обозначается его вид: 0 – первичный Табель, далее номер, соответствующей порядковому номеру корректировки.
Графы 1-4Заполняются сразу, следующие – в течение учетного периода. Верхняя часть содержит отклонения от режима (в часах), нижняя – буквенные обозначения их причин.
Графы 20 и 37Указываются итоговые сведения за полмесяца и месяц соответственно.

Дополнительные расчеты бюджетные организации вести не обязаны, форма № 0504421 ничего подобного не предусматривает. Также как Табель учета рабочего времени после завершения отправляется в бухгалтерию.

Источник: http://buhuchetpro.ru/forma-t-13/

БизнесЖизнь
Добавить комментарий