Организация рабочего времени в компании

Организация личного и рабочего времени

Одним из критериев для того, чтобы отличить успешного человека или компанию, является вопрос: Он распоряжается своим временем или своим временем? Существует ли компания с точки зрения реагирования или планирования? В какой части своей жизни вы проводите больше времени: спланированной или незапланированной? Знаете ли вы, какие задачи, в какое время, в каком количестве и кому вы должны выполнять их в разные периоды? Ответы на эти и другие вопросы помогут вам построить общекорпоративную систему управления временем, которая поможет вам со временем получить власть, важный бизнес-ресурс. 

Организация бизнес-процессов в компании. Одной из самых больших проблем, с которыми сегодня сталкиваются украинские компании, является отсутствие стандартов организации труда в целом и управления временем в частности. Если они разрабатываются в отдельных компаниях, то это в основном представительства западных компаний или отечественных компаний, которые проходят активное обучение.

Проблемы, которые возникают в компании, не должны решаться отдельно. Это должно быть сделано всеобъемлющим образом. Отдельное обучение или консультирование не установит процесс, если не будет “установленного” управления, системы бизнес-целей, корпоративной культуры, правил работы и правил взаимодействия. И в этом случае проблемы могут приобретать угрожающее измерение для компаний.

Это, в частности, относится к компаниям, находящимся на стадии роста. Число людей во многих из них растет на 70-100% в год. Изменение численности персонала требует, по крайней мере, разработки правил взаимодействия для поддержания корпоративного контроля или пересмотра стандартов управления, если таковые имеются.

Чем ниже человек находится на иерархической лестнице, тем негативнее отсутствие установленных правил работы. Соответственно, он не был организован таким образом, неправильно поставлены задачи, несколько раз изменены задачи, поставлены десять задач – ни одна из них. С ростом компании эта путаница только усиливается.

Проблемы управления временем усугубляются недостатками в системе управления персоналом, например, при нарушении принципов единообразного корпоративного управления и т.д. Например, исполнители работают в состоянии постоянного стресса. Новая информация, попадающая в ненадежную систему, только усиливает стресс и углубляет существующие проблемы.

Управление временем облегчит работу всех сотрудников, сделает ее более эффективной, если она будет систематически рассматриваться и определяться на уровне трудовых стандартов в компании, и в то же время дополнит стандарты в других компонентах управления, таких как организация продаж, управление персоналом и т.д.

Менеджеры должны быть вовлечены в процесс, их решения и контроль.

Ты не должен позволить этому вопросу пропасть даром. Это одна из задач, которую руководство не должно делегировать. В противном случае можно будет говорить только об эффективности отдельных сотрудников, и впечатляющий прорыв в предпринимательстве не увенчается успехом. Если вы планируете свою работу, а ваши коллеги – нет, ни вы, ни компания не претерпят радикальных изменений.

Буквально “управление временем” означает “управление временем”. По сути, невозможно управлять временем, потому что время – это объективная категория, которая существует вне сферы нашего влияния.

У всех есть 24 часа на входе и разные результаты на выходе. Таким образом, управление временем – это, по сути, управление результатами работы, их деятельностью или деятельностью других людей. Таким образом, курс “Управление временем” фокусируется на самоуправлении и управлении жизненным циклом.

И искусство управления временем заключается в том, какие задачи, на каком уровне, как человек работает в рамках существующего времени.

Консультанты анализируют проблемы управления временем в компании и выделяют оперативное и персональное управление временем. Они тесно связаны между собой (см. выше).

Исследуя свои собственные временные ресурсы, часто приходится констатировать, что потеря личного времени напрямую связана с неэффективностью всей системы корпоративного управления. И наоборот: вся компания может пострадать от дезорганизации отдельных своих сотрудников.

Личное управление временем – это управление жизненными целями. Человек знает, чего он хочет от жизни, имеет свои ориентиры, в чем он работает наиболее эффективно.

Идеальным вариантом для компании является построение своих целей на основе целей своих сотрудников.

На… на… на… на… на… на… на… на… на… на… на… на.
На практике человек, приходящий в компанию, сталкивается с определенными формальными и неформальными правилами в организации времени.

Для того чтобы согласовать оперативное и личное использование рабочего времени, необходимо искать компромисс, выбирать наилучший способ сосуществования, основанный на расследовании и понимании с обеих сторон.

Прайм-тайм – еда. Исследования использования времени показывают разочаровывающую картину.

Оказывается, сотрудники тратят в среднем от 50 до 80% (!) своего времени на рутинную работу, принятие экстренных мер или выполнение функций, не принадлежащих им.

Управление временем должно исправить ситуацию: выделить основные задачи каждого сотрудника, зарезервировать для него время, оградить его от незапланированных и менее важных задач.

Что мешает компаниям и отдельным сотрудникам правильно использовать его со временем? посреди главные пожиратели времениПервыми двумя причинами бесспорных лидеров данного антирейтинга среди сотрудников украинских компаний являются следующие

• Отвлечение: телефонные звонки, посетители, новые задания;
• делать больше, чем одну вещь за раз;
• Отсутствие четких целей;
• Неэффективное планирование;
• Неспособность делегировать полномочия;
• неспособность сказать “нет”;
• Проблемы с разделением труда.

Другая острая проблема – отсутствие системы работы с подчиненными. Чаотические заседания, преждевременное представление докладов и их неудачная форма являются разочаровывающими последствиями такого подхода.

Отметим, что планирование работы – это не все. Говорят, что современная эпоха управления временем связана не столько с планированием, сколько с борьбой. Мы говорим об одной из самых болезненных проблем наших компаний – отвлекающих факторах.

Негативные последствия отвлекают менеджеров среднего звена, поскольку они являются своеобразным связующим звеном в бизнес системе предприятия. Они ощущают влияние на себя с обеих сторон. Согласно опросам, основным источником отвлечения внимания является менеджмент.

И основной причиной этого опять же является отсутствие адекватных трудовых стандартов. Многие менеджеры считают, что они являются правилом для компании. Другим источником отвлечения внимания является клиент.

Существует ряд организационных и психологических проблем, которые не позволяют эффективно взаимодействовать с ними.

Производительность и эффективность использования рабочего времени. Производительность – это то, что работник выполнил поставленные перед ним задачи в необходимом количестве, качестве и сроки.

Эффективность использования времени показывает, в какой степени сотрудник выполнил задачи, которые: a) приведут компанию к долгосрочным целям; b) принесут прибыль компании в это время;

(с) обеспечить достижение целей при минимальных усилиях.

Курс “Управление временем” учит работать в рабочее время. Имеет ли человек 40 часов рабочего времени, чтобы эффективно выполнять свою работу? Украинские компании в целом работают сверхурочно с сегодняшнего дня. Во-первых, это явление оказывает негативное влияние на эмоциональное и физическое состояние работника, особенно в долгосрочной перспективе.

Во-вторых, такая работа не всегда означает, что будет достигнут ожидаемый результат. В конце концов, люди часто работают дольше с меньшей интенсивностью и значительными простоями, или это делается “для протокола”, чтобы не расстраивать трудоголиков (трудоголизм здесь рассматривается как отрицательное значение).

Сегодня специалисты по тайм-менеджменту также обращаются к научному подходу организации труда.В соответствии с этим подходом правила работы могут предусматривать: – 10-минутные перерывы; – полный обеденный перерыв; – полный отпуск (24 дня);

– Восемь часов работы в день.

Потребности сотрудника в ресурсах должны быть достаточными для того, чтобы он или она могли заниматься личными делами после работы. Ведь жизнь не заканчивается и не ограничивается работой.

Если лучше спланировать свою работу. Существуют различные виды подготовки работ. Наиболее важными являются оперативное и стратегическое планирование. Ежедневное планирование работы – это оперативное планирование.

Наш мозг может работать в двух состояниях: состояние действия и состояние анализа. Состояние анализа очень важно. Это позволяет нам исправлять наши действия, понимать, где произошли ошибки, по какой причине и как мы можем избежать их в будущем.

Ежедневное планирование является примером анализа работы, который помогает преодолеть проблему “входа в грабли”. Важно планировать свою работу каждый день утром и в конце рабочего дня – для проведения анализа

В случае очень большого потока задач, например, в течение дня в банк может поступить до 200 электронных писем, необходимо сравнить и кратко проанализировать работу, проделанную в середине дня.

Цвет шрифта = #38B0DE=https://www.youtube.com/watch?v=- Гордые подарки.

С точки зрения стратегического планирования, он должен составлять 20% рабочего времени. И к задачам этой категории в управлении временем относятся так называемые

• “Важные среднесрочные задачи”.
• Совершенствование подготовки кадров;
• Я позабочусь о тебе;
• в поисках новых возможностей;
• Самообразование.

Имея план, но не сообщая об этом, сегодня это еще одна проблема. В зависимости от специфики деятельности компании и принятых правил, они отчитываются за неделю, месяц, реже – четверть, а иногда и раз в год.

Если не учитывать, что периодичность отчетности зависит от опыта подчиненных, то рекомендуется вводить еженедельные отчеты.

Это позволяет менеджеру выполнять план/фактическое управление и держать руку “на пульсе времени”.

Еженедельное планирование и отчетные дни, в свою очередь, определяются на основе специальных характеристик.
деятельность компании. Обычно работа запланирована на понедельник, пятницу – резюмируется и составляется отчет.

Опция с пятницы по пятницу может быть использована, если предыдущая неделя заканчивается в один день, а работа назначена на следующий день.

Если компания работает в выходные дни или получает много информации, можно использовать следующую схему: Понедельник – резюме, вторник – запланированная дата представления отчетности, каждый из этих вариантов имеет свои сильные и слабые стороны.

Научи меня распоряжаться временем!
Теоретически и практически всему можно научиться. Но в бизнесе нужно учиться быстро и эффективно. Поэтому обучение как форма обучения экономит, прежде всего, время.

Время бизнесмена очень дорогое, поэтому тратить его на самостоятельное владение той или иной сферой деятельности очень дорого. Структура компании такова, что каждый ведет свой бизнес.

Для компаний имеет смысл заказывать учебные дисциплины для себя и своих подчиненных, чтобы как можно быстрее получить эффективные инструменты для работы.

Вариант тренировки по учебнику дает хороший результат, после того, как человек закончил ту или иную тренировку, получает скелет знаний, на котором можно самостоятельно наращивать мышцы.

Управление временем программы базового обучения включает следующие блоки: 1. философия и психология эффективного управления временем. 2. основа для принятия решений. 3. техника постановки целей. 4. планирование на год. 5. планировать на один месяц. 6. планирование на неделю. 7. ежедневное планирование.

8. делегирование полномочий.

Продолжительность обучения обычно составляет два дня или 16 часов.

Показатели эффективности обучения по рациональному использованию времени. Эффективность обучения анализируется по нескольким показателям.Одним из основных показателей является
Использование инструментов управления временем, которые используются в рамках тренинга.

Инструменты включают в себя: Органайзеры бумаги, компьютерные программы Microsoft Outlook, Lotus Notes. В рамках процесса диагностики компании мы работаем с заказчиком, чтобы определить, какой из инструментов или их комбинация наиболее эффективна для организации работы.

другие показатели эффективности использования рабочего времени каждого работника предприятия: – выполнение работы в рабочее время; – запланированное количество времени на выполнение задания;

– одни и те же единообразные стандарты работы. Это, с одной стороны, критерий эффективности, а с другой – гарантия.

Эффективность обучения также зависит от того, в какой степени компания-клиент готова к внедрению модели обучения. Иногда приходится идти на компромисс: финансовый, временный.

Например, компании обращаются к образовательным структурам для решения краткосрочных управленческих задач (хотя это и не совсем верно), потому что они считаются “сшитыми” и где обсуждаются долгосрочные перспективы.

А долгосрочное планирование начинается тогда, когда определены все текущие работы и их результаты позволяют составить новые долгосрочные планы.

Важно знать, что ответственность за рациональное использование времени лежит в первую очередь на руководителе. Именно он сам определяет для своих подчиненных, что делать, сколько времени требуется для выполнения другой задачи, приоритет работы. При планировании времени и сроков работы подчиненных руководитель всегда должен учитывать форс-мажорные обстоятельства.

По статистике, около 20% рабочего времени может быть потрачено на выполнение непредвиденных задач. В идеале, как руководитель, так и подчиненный несут ответственность за обеспечение того, чтобы недельный график работы не менялся более чем на 20%. Управление временем – это взаимная ответственность и командная работа. Это показатель того, насколько хорошо организована организация.

Это основа долгосрочного успеха компании

Правила успешного планирования рабочего времени:

1. Посмотреть все мои задания. 
2. Группировка задач по сферам деятельности сотрудника. 
3. Укажите, когда задание должно быть выполнено. 
4. Определите, сколько времени потребуется для выполнения задания. 
5. Определите, кто возьмет на себя эту задачу. 
6. Определите, как выполняется работа: как установить приоритеты, как сгруппировать работу, 
7. Определение того, как реагировать на отвлекающие факторы, защищать свое время и т.д. (Планы, находящиеся под непосредственной угрозой) 
8. Определите, как и по каким показателям вы хотите анализировать работу. 

Виталий Чуба, бизнес-тренер,
“Консультант по вопросам управления, № 6 (26), июнь 2005 г.

Источник: https://bogushtime.com/blog/organizaciya-lichnogo-i-rabochego-vremeni

Развитие швейного бизнеса. Организация рабочего времени

На развитие швейного бизнеса существенное влияние оказывает грамотное и продуманное распределение рабочего времени.

Первое, что следует помнить, это то, что существует всего три типа рабочего времени:

1. непродуктивность – это время, когда ты делаешь что-то сам, особенно если у тебя уровень “3+”, т.е. “ты делал это до тех пор, пока ты остаешься позади меня”. Например, время, затрачиваемое на работу на швейной машине, утюге и т.д.

2. продуктивное время – это время для ведения бизнеса, когда вы чем-то управляете (не обязательно людьми). Например, вы загрузили фотографии своей продукции в Instagram и у вас есть клиенты. Это время, когда вы управляете другими людьми или получаете прибыль;

Высокопроизводительное время – это время для стратегического планирования, личностного роста и эффективности. Построение новых отношений и связей, которые могут продвинуть вас вперед.

Я и многие мои студенты получили новый уровень дохода и новый уровень в швейном бизнесе, начиная с новых знакомств, новых клиентов, которые вывели нас на уровень дохода, новых проектов.

Помните, что если вы ежедневно общаетесь с одними и теми же людьми, это не приведет к увеличению ваших заказов и, следовательно, ваших доходов. Когда я понял это, я начал создавать новые проекты со своими клиентами и абонентами.

Развитие швейного бизнеса. Теория трех зон

У всех нас есть определенная зона комфорта в швейном бизнесе. Есть определенный ритм/график работы, когда вы поддерживаете определенный уровень дохода, имеете все на месте, чувствуете себя комфортно, не видите пока никаких конкретных рисков – зеленая зона.

Следующая желтая зона – зона риска, которая фактически является зоной развития. Потому что когда мы начинаем что-то новое, мы не находимся в зоне комфорта. Помнишь, как ты начал шить. Ты многого добился в первый раз.

Ты не знал, сколько клиентов придет к тебе, ты был бы счастлив? Вспомните, как вы расширили ассортимент и начали шить верхнюю одежду, например, хотя раньше шили только легкую одежду. Или попробуйте занять новую нишу, например, вы сделали индивидуальные настройки, а затем перешли в серийное производство.

Ты не знал, что в этом такого. Все эти действия находятся в желтой зоне.

*lt;цвет шрифта = “#ffffff00″*_gt;-=https://www.youtube.com/watch?v=- Sync:ßÇČâÈâââ

Красная зона – зона потерь, зона дискомфорта. Здесь вы понимаете, что потери будут, и они неизбежны.

Например, вы договорились с заказчиком о создании продукта и договорились, что купите ему вещи, и доллар подорожал, и вам пришлось сложить свои деньги. Или арендная плата повысилась.

 Или вы инвестировали в новое оборудование, такое как трикотаж, но без клиентов, и в ближайшем будущем вы не сможете….

Три временных блока в вашем рабочем плане

Три блока, которые должны быть только в вашем расписании. У вашей системы должен быть один день (или лучше, два дня) в неделю, когда вы не думаете о швейном бизнесе. День, когда ты вообще не занимаешься своими делами.

Начни с воскресенья. Разделите все свое время на блоки. Это хорошо, что вы, в дополнение к остальным, убираете завалы дел, которые не имеют отношения к вашему бизнесу. Часто в это время у вас появляются новые идеи, идеи и мысли.

Раздели время:

– Блок отдыха;

– Блок фокусировки – Вы концентрируетесь на одной задаче. Например, вы делаете собственное вечернее платье (домашнюю работу): вы делаете платье только путем отключения всех других внешних стимулов.

Или блок фокусировки на привлечении клиентов, т.е. вы резервируете целый день (несколько часов) для поиска новых клиентов.

Поэтому для решения этой задачи необходимо решить множество задач (срочные или стратегические задачи), поэтому постарайтесь в полной мере включиться в процесс;

– Блок оборота – когда дело доходит до актуальных тем. Мы вставляем блоки потока между блоками фокусировки и остальными блоками. Если вы полностью отдохнете в воскресенье, вы не сможете начать работу с фокусным блоком в понедельник.

Естественно, что мы чувствуем себя комфортно в стабильной зоне, в районе, где все в порядке, где мы прилагаем минимум усилий и все работает.

Но без желтой зоны, зоны тестирования инноваций и новых возможностей ваш бизнес станет менее прибыльным и уязвимым. И одна из ваших основных задач в желтой зоне – убедиться, что она не попадет в красную зону, зону неминуемых потерь.

А если вы приехали туда по какой-то причине – постарайтесь оставить его как можно дальше в бистро, не жалейте усилий, чтобы это сделать.

 магазинная кража

К сожалению, большинство вышибал пытается сохранить свою зеленую зону – зону комфорта. Это в конечном итоге приводит к постепенному сужению в результате действия целого ряда факторов.

Расширить зону комфорта можно только за счет желтой зоны, зоны разумных рисков и внедрения инноваций. Потому что если мы повторим что-то новое несколько раз, процесс станет привычным и удобным.

Мой любимый пример – когда гигантская ракета запускает на орбиту небольшой спутник, где сжигаются сотни тонн топлива для преодоления силы тяжести Земли, а когда спутник находится на орбите, он почти без усилий вылетает, потребляя там несколько миллиграммов топлива.

То же самое с зеленой зоной. Вы начали, вы основали собственный швейный цех, посетители приходят, заказы идут….. Вам здесь комфортно, наши усилия минимальны для поддержания этого процесса, все идет хорошо.

Конечно, мы будем стремиться к этой зеленой зоне и не будем пытаться попасть в желтую зону, зону риска.

Мы входим в зону риска, когда начинаем пробовать что-то новое. Никто не даст вам полной гарантии вашего успеха. Существуют определенные риски, которые в той или иной степени не позволяют ничего с ними поделать. Что случилось с большинством уборщиков, которые пытаются достичь рубежа, а не развиваться? Ваша зона комфорта начинает уменьшаться.

Например, если вы научились делать определенную модель верхней одежды, вы сшиваете ее идеально, у вас есть очередь и вы остаетесь в ней. Вы начинаете работать строго с этим пальто, не совершенствуете свои навыки, не следите за модой – что происходит потом? Со временем эта мода исчезает….

Без повышения своих профессиональных навыков, без увеличения вашего роста как предпринимателя, как организатора бизнеса, эта “зеленая” зона комфорта будет уменьшаться, количество клиентов будет уменьшаться.

Потому что, к сожалению, вечных клиентов нет. Я не говорю, что нет клиентов, которые будут заказывать у вас до конца своих дней. Конечно, такие клиенты могут быть, но опасность того, что этот клиент исчезнет, все равно существует. Рынок сильно меняется.

И то, что было модно сегодня, завтра может перестать быть модным.

Рынок оказывает очень сильное влияние, а зона стабильности также сильно ограничена.

Что я рекомендую?

Я рекомендую вам покинуть эту “зеленую” зону комфорта и войти в “желтую” зону. Это значит постоянно совершенствоваться и делать это в разных направлениях.

– Если вы лично занимаетесь пошивом одежды, даже как владелец студии, то вам необходимо совершенствовать свои профессиональные навыки.

– Тебе нужно вырасти владельцем бизнеса.

Я не профессиональный уборщик. Это не остановило меня от создания собственного серийного производства, это не остановило меня от создания собственной дистрибьюторской сети. За счет чего? Потому что я всегда старался расти в этой области. Ваша задача – зайти в эту желтую зону.

Со временем вы будете расти, не боитесь идти на разумные риски, будете использовать свои навыки – зона комфорта начнет расширяться, запас прочности будет расти, несмотря на кризис, несмотря на сужение рынков, несмотря на то, что большинство швеев в вашей нише не видят возможности…”.  

Вы можете воспользоваться возможностями, которые у вас есть, и эти возможности настолько постоянны, профессионально растут, растут, растут в глазах организатора компании. Тогда запас прочности вашей компании будет расти, ваши доходы будут расти, ваша зона комфорта будет расти. В итоге вы обрететете стабильность, но на другом уровне доходов.

Почему это? (Смеется.)

Потому что вам нужно расширить зону комфорта самостоятельно, и вы будете чувствовать себя некомфортно, когда эта зона начнет уменьшаться. Это должно делаться систематически.

Источник: https://svoya-shveyka.ru/poshiv-odezhdy/razvitie-shvejnogo-biznesa.html

Планирование рабочего дня: Правила, методы и ошибки

Привет! В этой статье мы говорим о планировании работы на один день.

Узнаешь сегодня:

1. Почему вы должны планировать свой рабочий день?
2. Кому это нужно?
3. Как спланировать свой рабочий день.

планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты.

Если в прошлом для достижения успеха требовалось проделать большой объем работы, то сейчас для этого необходимо сделать гораздо больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени.

Если мы будем следовать всем повседневным задачам, которые ставит перед нами жизнь каждый день, времени не останется.

Поэтому хорошее планирование не только структурирует все, что вы делаете в дневное время, но и высвобождает ваше время. Сначала нужно сделать самое главное – это основное правило управления временем. Для тех, кто имеет свободное время на работе и не имеет четкого расписания, имеет смысл правильно распределить свое время.

Это также включает планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Определение приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Найти лучший способ их решения.
• Ищете работу в свободное время.

Приоритизация помогает понять, что требует внимания, что можно решить и что следует игнорировать. Время и информация стали гораздо более ценными, чем прежде, и нет смысла сосредоточиваться на том, что не работает.

Выбор важных задач практически синонимичен определению приоритетов, только в течение одного рабочего дня. Вы решаете, что принесет вам важные результаты, что вам срочно нужно сделать и что вы можете отложить.

Поиск наилучших путей решения проблем является очень важным моментом. При планировании следует учитывать не только то, что вы делаете, но и то, как лучше всего это сделать. Важно не только экономить время, но и делать все как можно быстрее и эффективнее.

Работа в свободное от работы время также должна быть частью рабочего плана. У тебя есть 2 выходных дня, которые ты можешь потратить на что-нибудь? Вы можете рассказать об этом боссу, и он будет обременять вас работой, вы можете заниматься самообразованием или попытаться разработать свой собственный проект.

Почему важно планировать рабочий день?

Любой, кто имел дело с фрилансерами, бизнесменами или “волонтерами” (например, такси), знает, как важно вести дела в течение дня. Но, например, большинство офисных работников не считают необходимым планировать свой рабочий день.

Фактически, основной причиной планирования ежедневной работы является повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному телу, вы поймете, что некоторые вещи лучше для вас, а другие лучше для другого.

Например, вам удобнее позвонить в другие компании после обеда, потому что вы уже проснулись, но не успели устать и монотонная работа выполняется быстрее вечером, поэтому лучше отложить внесение информации в базу данных до 5-6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только основные элементы решения проблемы, но и личные предпочтения каждого человека. Управление временем было создано не для того, чтобы навязывать всем одинаковую модель высокопроизводительной работы. Вам необходимо адаптировать свои задания к особенностям вашего организма.

Кто должен планировать свой рабочий день?

Каждый должен уметь планировать свой рабочий день. Таким образом, Вы сможете сэкономить время и работать более эффективно. Но есть 3 категории людей, которым нужно только осуществлять свое личное планирование.

Фрилансер.
Самый недисциплинированный сотрудник – фрилансер. У него нет четкого расписания, но только крайний срок напоминает нам, что пришло время сесть на сайт

Поэтому очень важно, чтобы фрилансеры, работающие с несколькими клиентами, планировали свой рабочий день.

Часто получается, что новые заказы появляются с разницей в один-два дня, и если вы нажмете на последний, у вас может не хватить времени на работу над двумя проектами.

Бизнесмены.
Всё почти так же, как и с фрилансерами. Особенно, если это онлайн-бизнес.

С одной стороны, вы можете расслабиться дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой стороны, такой подход неизбежно обернется провалом. На Западе процветает культ трудоголизма среди бизнесменов.

Они думают, что если вы не работаете 60 часов в неделю, вы ленивы и не имеете ничего общего с бизнесом.

Менеджер.
Менеджер не всегда будет бизнесменом.Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей компании, но директор компании несет ответственность за весь механизм.

Именно поэтому руководители средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, потому что будущее компании зависит от их решений в долгосрочной перспективе.

 Планирование рабочего дня менеджера – один из способов максимально эффективного распределения вашего времени на стратегически важные задачи.

Методы планирования рабочего дня

Для правильного планирования рабочего дня может существовать множество методов. Но одна из самых эффективных – Эйзенхауэр Матрикс. Его суть заключается в следующем.

https://www.youtube.com/watch?v=sxlXMFFB_HlA_HlA

Есть четыре поля:

1. Площадь А – Срочный и важный бизнес.
2. Площадь В – это не срочный и важный вопрос.
3. Квадрат С – это срочно и неважно.
4. Квадрат D – это не срочный и неважный вопрос.

Поле А почти всегда должно оставаться пустым. При надлежащем планировании все важные вещи должны быть размещены в квадрате B и сделаны, когда они приближаются к адресу A.

Квадрат B – это важная вещь, которая поможет вам достичь вашей цели. Он включает в себя все, что вам нужно сделать в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает неотложные и неважные вопросы, которые должны быть переданы другим. Хорошим примером срочного, но неважного случая является звонок от потенциального клиента. Это может быть сделано самим сотрудником, и вы должны сосредоточиться на других вещах.

Квадрат D означает, что нет неотложных и неважных вещей, которые не приближают вас к цели, не передают положительные эмоции и практически не нужны. Это поле, где вы должны записать все бесполезные идеи.

Такое разделение компании по важности и срочности позволит вам понять, на чем нужно сосредоточиться в течение дня и что можно наверняка забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите выучить английский язык, то это квадрат B.

Но если ты хочешь выучить испанский только для того, чтобы знать его, это D, и ты можешь забыть об этом наверняка.

Правила планирования работ

Существует несколько правил, которые вы можете соблюдать, чтобы сделать рабочий день эффективным. Для ясности разделим день на 3 части:

• В начале дня.
• Главный рабочий процесс.
• Завершение.

Завтрашний день – самый важный этап. В зависимости от того, сколько вы спали, как вы встали и что вы сделали, ваше настроение, психологическое настроение и производительность будут зависеть.

Принципы “правого” утра включают следующее:

• Позитивное отношение. Если вы проснетесь каждый день, думая, что ненавидите свою работу, производительность снизится. Постарайтесь начать утро с приятных мыслей.
• Постарайся не “раскачиваться”. Вы когда-нибудь замечали, что после вставания утром вам нужно еще 30-40 минут, чтобы окончательно выздороветь? Это время, которое не следует терять впустую. Примите душ сразу после пробуждения, приготовьте кофе и наслаждайтесь спокойным завтраком вместо получасового “никуда”.
• Медленный завтрак и стиль работы. Очень важно начать день без спешки. Когда вы торопитесь, организм потребляет дополнительную энергию и нервы, которые могут быть использованы для более продуктивной работы. Если вы не можете позволить себе обильный завтрак и комфортную поездку, отправляйтесь в постель позже и вставайте пораньше.
• Основные задачи. Большинство успешных бизнесменов утверждают, что важнейшие задачи необходимо решать утром. Как говорится: “Если хочешь преуспеть, ешь лягушку на завтрак. В роли лягушки выступает случай, который вы не хотите принимать. сделать это утром, и позитивное настроение от этого, что “съеденная лягушка” остается на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Важно понимать, что если у вас есть срочный вопрос в течение рабочего дня, вам не нужно просто обращать на него внимание. Во-первых, вы должны понять, важно это или нет. Если это важно, вы должны начать немедленно.Если нет, передайте ответственность другому лицу.
• Соблюдайте сроки. Для управления всей областью задач необходимо ежедневно задавать примерные временные рамки. Важно, что это не “Делайте все до 18:00”, а “Начните составлять план в 14:00, проанализируйте показатели в 15:00, сообщите в 16:00 и т.д.”.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный момент. Если ваш стол запутан, ваше мнение будет постоянно теряться под ним. А если у вас на столе лежит иностранный документ, вы можете изучить его и потерять от 20 до 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое главное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Вы звоните друзьям, когда анализируете свой план продаж? Лучше не делать этого, тогда ты потеряешь концентрацию и можешь легко пропустить свое отношение к работе.
• Сгруппируйте программу. Это очень важно. Если вам необходимо совершить 60 звонков в течение дня, лучше разделить их на несколько небольших групп по 10-15 человек. После того, как вы позвонили, вы сможете выполнить другую работу. Постоянно меняясь от рутины к деятельности, вы можете сделать гораздо больше.

Окончание рабочего дня основано на следующих принципах:

• Закончи то, что тебе нужно. Есть группа случаев, которые попадают в поле “важные, но не срочные”. Лучше всего заполнять их в течение рабочего дня и всегда держать поле “важное и срочное” пустым.
• Проверьте результаты по плану. Все, что вы сделали за один день, следует сравнить с тем, что вы запланировали. Если вы только начали планировать свой рабочий день, небольшие отклонения от плана вполне допустимы. Постарайтесь держать их как можно ниже.
• Составьте план на следующий день. Лучше всего это делать в конце предыдущего рабочего дня. Таким образом, вы можете сохранить свои рабочие настройки, но при этом важно создать настоящую рабочую программу.

Помните, это все общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу во второй половине дня, чем в первой половине дня, то это ваше право. Если вы предпочитаете быть последним, кто делает большую, сложную работу, и это не влияет на ваше настроение за день, сделайте это последним.

Важные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика управления временем прочно укоренилась в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки при планировании своего рабочего дня. Вот некоторые из них.

Ошибка 1. Неправильное определение приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что у нас есть важные дела. Но многие люди могут легко запутаться в том, что для них важно. Площадь А, которая должна оставаться пустой и отвечать за неотложные и важные вопросы, часто путают с площадью С, где имеется набор неважных вопросов, требующих немедленного вмешательства.

Ошибка 2: Слишком много времени уходит на мелочи.

Чтобы объяснить, почему нужно сначала сделать “основу”, а потом и мелочи, мы будем применять закон Парето. Говорят, что 20% усилий приносят 80% результата, а это значит, что если вы работаете над чем-то важным, то тратите 20% своей работы и достигаете 80% результата. Если вы будете работать на мелочах, вы получите в 4 раза меньше результата и затратите в 4 раза больше усилий.

Давайте рассмотрим небольшой пример. Тебе нужно провести рекламную кампанию. Если вы создаете 10 творческих людей, записываете ключевые слова и фразы и выполняете их на подготовленных страницах, то это 20% работы, что составляет 80% от результата.

Но если вы потратите время на редактирование шрифтов и изображений, выбор и полировку фраз, поиск дополнительных рекламных площадок, то потратите гораздо больше усилий.

Все это нужно сделать, но после начала рекламной кампании, когда достигается первый результат.

Ошибка 3. Недостаток времени на личные дела.

Каждый человек должен иметь частную жизнь и свободный выбор профессии. Если у вас много дел и вы не нашли один или два часа, чтобы заниматься своим хобби, это плохой план на день. Планирование рабочего времени важно не только потому, что вы можете сделать с ним больше.Это дает вам возможность делать то, что вам нравится, без спешки.

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/planirovanie-rabochego-dnya/

Принципы организации рабочего дня

Они упорно трудятся, искренне стараются делать “как можно больше”, проводят 10-12 часов в день на работе, но все равно не достигают желаемого результата. Вещи становятся больше, а время отдыха – меньше. Что ты делаешь не так? Почему чья-то работа спорит, но с тобой все идет не так?

Правильная организация рабочего времени

Результаты работы напрямую зависят от того, насколько хорошо она организована. А поскольку менеджер несет ответственность за компанию, именно его качества и навыки определяют успех рабочего процесса. Степень организации легко определить. 

Признаки плохой организации или основные ошибки менеджера:

• Плохой менеджер не держит встречи и не оценивает время другого. Он или она может опаздывать на работу, забывать срочные документы, несколько раз откладывать заседания и т.д.
• У него нет необходимых знаний, а иногда он даже не пытается понять вопрос.
• Плохой менеджер не планирует свою повседневную работу и поэтому хватает одного или другого.
• Плохой менеджер не знает, как расставлять приоритеты.
• Он не знает, как правильно и лаконично выразить свое мнение, и не знает, как решать проблемы по телефону.
• Рабочее место плохого менеджера заполнено бумагами, среди которых он редко находит то, что ему нужно.

Как мы можем наладить эффективную работу в компании? Есть 3 группы принципов, которые могут помочь вам:

1. Принципы начала дня.
2. Принципы основной части дня.
3. Принципы конца дня.

Ниже приведены подробные описания отдельных групп.

Принципы на начало дня

Встань на правую ногу, так что начни день в хорошем настроении. Поверьте, это очень важно для дальнейшей работы. Положительное настроение облегчит принятие возможных неудач и позволит быстрее достичь долгожданного успеха. 

Каждое утро приходится отвечать на три вопроса: 

1. Как я смогу приблизиться к тому, чего хочу сегодня?
2. Что мы можем сделать, чтобы этот день стал еще более радостным и счастливым?
3. Как я могу компенсировать свой сидячий образ жизни сегодня (потому что офисная работа требует мало физических упражнений)? Хотели бы вы отдохнуть, посетить спортзал, бассейн?

Также постарайтесь обдумать ответы на эти вопросы:

1. Кого я могу угодить сегодня или кого я могу развеселить?
2. С кем я должен встретиться сегодня?
3. Какие препятствия я могу преодолеть сегодня? Как я могу справиться с ними без негатива?

Ну, конечно, стоит начать день с хорошего завтрака и комфортного тренировочного сбора.

Очень важно не ходить по квартире, не бросаться едой в себя по дороге и не ходить на остановке. Такие действия могут испортить даже самое лучшее настроение.

И не волнуйтесь, что у вас нет времени на умеренные тренировочные сборы. Конечно, всегда есть время, если правильно расставить приоритеты.

Принципы основной части дня

• Не опаздывайте на работу и всегда старайтесь приходить в одно и то же время. Стабильность важна для всех нас. А если вы привыкли приступать к работе в 9.00 утра, старайтесь не нарушать эту традицию.
• Когда вы приходите в офис, не пытайтесь поприветствовать всех и у вас будет время поговорить с ними перед работой. Это только ухудшит рабочую атмосферу.

  Перенести общение с коллегами на более поздний срок. Лучше всего это делать после выполнения наиболее важных задач.

• Первое, что вам нужно сделать, это пересмотреть план, который вы создали до сих пор. Выполните необходимые настройки, удалите все ненужные элементы и при необходимости добавьте новые.

  Постарайтесь составить план, чтобы он стал реальностью.Не беритесь за задания, которые хотелось бы, но почему-то это абсолютно невозможно в данный момент.

• Начните свой день с самых трудоемких и приоритетных задач. Работа от тяжелой к легкой.

  Поэтому в конце дня (т.е. когда вы устали) перед вами стоят самые простые и приятные задачи.

• Читать входящую корреспонденцию (письма, рассылки, листовки) только после выполнения наиболее важных задач. Как правило, утренняя почта не содержит ничего срочного или серьезного.

Как я планирую свой рабочий день? Вот некоторые правила, которые помогут вам работать более эффективно.

1. Экономьте время, составляйте планы на каждый день и не забудьте своевременно вносить исправления.
2. Постарайтесь работать в рамках плана. Не занимайтесь делами, которые не запланированы на определенный день. Избегайте импульсивных решений, которые только мешают вашей работе.
3. Установить реалистичные сроки выполнения каждой задачи. Соблюдайте эти сроки и никогда не откладывайте рассмотрение дела на более поздний срок без уважительной причины.
4. Используйте каждую минуту своей работы. Например, составить план на завтрашний день во время вождения автомобиля и подписать документы или проверить почту в последние минуты дня.
5. Оставьте отдыхать примерно на 10 минут после каждого часа работы. Предполагается, что это как раз то время, которое требуется для восстановления внимания. Не торопитесь, высокие темпы ведут только к ошибкам, а не к более быстрому завершению задания. Научись работать с точностью до мелочей.
6. Постарайтесь закончить начатое и не прерывать в середине. В крайнем случае, остановитесь в наиболее подходящих местах. Прежде чем перейти от незавершенного дела к новому, кратко запишите (например, диссертацию) все, что вы думаете об этом проекте. Запишите его таким образом, чтобы можно было продолжить выполнение задания с наименьшими потерями времени.
7. Планируйте свои самые важные дела на первую половину дня. Около полудня офисная деятельность достигает “переломного момента”, и у вас может не хватить времени для начала.
8. По возможности, отказывайтесь от выполнения срочных дел, например, если ваше участие не требуется или если задача не может быть делегирована другому лицу;
   Тщательно проанализируйте, что вы потеряете, если возьмете на себя миссию форс-мажорных обстоятельств. Подумайте о том, какие проекты вам нужно отложить, чтобы завершить дополнительную работу в срок.
9. Выделяйте 1 час в день на обсуждение наиболее важных тем. Выключите телефон на это время, иначе вы не сможете ни с кем связаться. Предупредите сотрудников о вашей “недоступности” в течение этого часа.
10. Комбинируйте однородные задачи в “серии”, чтобы они занимали гораздо меньше времени. Например, вместо того, чтобы звонить секретарю каждый час и диктовать по одному письму за раз, позвоните ему один раз и продиктовывайте 5 или 10 писем за один раз. Вместо того, чтобы проводить пятиминутные заседания в течение дня, следует проводить несколько заседаний подряд. Выделите часы подписания документов и запретите сотрудникам “подписывать” их в любое другое время.
11. Не пытайтесь проводить как можно больше времени на работе: Как показывает практика, это не ведет к повышению производительности.
12. Просмотрите свои планы и проконтролируйте выполнение каждого пункта. Ищите причину, по которой вы не выполнили задание.

Принципы проведения рабочего дня

• Постарайся делать все “мелочи” за один день, а не завтра. В противном случае вы можете потерять время. Маленькие дела: Чтение писем и написание ответов, телефонные звонки и размещение заказов.
• Оцените объем выполненной работы в день.

  У вас было время сделать все, что вы планировали? Если вам пришлось отклониться от предыдущего плана в течение дня, подумайте, почему это произошло и как вы можете обеспечить, чтобы такие отклонения были как можно меньше. Перенести незавершенные задания на следующий день.

• В конце концов, составить планы на завтра.

  Рассматриваете ли вы вопрос о том, какую из запланированных позиций вы могли бы делегировать своим коллегам или подчиненным? Определите приоритеты и определите дела, которыми вам необходимо заниматься в начале дня.

• Наслаждайтесь заслуженным отдыхом. Отвлекитесь от работы и постарайтесь не думать об этом до следующего рабочего дня. Вашему мозгу нужен такой же покой, как и вашему телу.

  Зайдите в тренажерный зал, прогуляйтесь, пообщайтесь с друзьями, проведите вечер с семьей – наслаждайтесь своим свободным временем в полной мере. Убедитесь, что конец рабочего дня будет таким же положительным, как и начало.

Соблюдение этих принципов сделает вашу жизнь менее напряженной, поможет вам легче воспринимать кризисные ситуации и получать удовольствие от повседневной жизни. И, прежде всего, это сделает вашу работу лучше организованной и эффективной.

Источник: https://TimeStep.ru/2011/02/10/principy-organizacii-rabochego-dnya