Порядок регистрации и ведения личного дела работника в 2018 году: Должны быть инструкции по срокам хранения, пример

Содержание
  1. Состав личного дела работника
  2. Концепция LD
  3. Какие документы являются частью LD?
  4. Что очень важно, о чем нужно заботиться.
  5. Кадровое дело сотрудника: регистрация, обслуживание и хранение + образец
  6. Личное дело: Что это такое и почему оно у нас есть?
  7. Для кого ты его хочешь?
  8. У кого есть разрешение на ведение бизнеса?
  9. Направление дел в правоохранительные органы
  10. Регистрация личного дела
  11. Что должно содержаться в досье сотрудника?
  12. Образцы и формы для личного дела
  13. деловые практики
  14. Журнал регистрации: Как поддерживать
  15. Электронное личное дело
  16. Как поступать в случае увольнения сотрудников
  17. итоговая сумма
  18. учёт
  19. Что должно быть в личном деле сотрудника: образец.
  20. Порядок работы с личными делами в 2018 году
  21. Правила создания и регистрации личного дела сотрудника
  22. Кадровое дело сотрудника
  23. Состав личного дела сотрудника
  24. Порядок создания и составления личного дела сотрудника
  25. Модель грамотной регистрации личного дела работника
  26. Личное дело сотрудника: обязательное условие для регистрации, которое должно быть.
  27. Управление личными делами сотрудников – компаний и их хранение
  28. Как работать с документом
  29. Сложности закрытия и архивирования личного дела сотрудников
  30. Ответственность руководителя отдела кадров

Состав личного дела работника

Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2018 году: что должно быть состав срок хранения инструкция образец

Личные дела (ЛД) обязаны в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 г. № 79 содержать государственные учреждения для всех работников и государственных служащих. Другие организации (коммерческие и НКО) не несут такой обязанности. Таким образом, все юридические лица и индивидуальные предприниматели не могут управлять ими или могут управлять ими только по своему усмотрению.

Поскольку созданные кадровые файлы позволяют оптимально систематизировать кадровые данные компании и дают возможность менеджерам по персоналу быстро находить всю необходимую информацию, на практике они выполняются практически всеми компаниями. Это удобнее делать в соответствии с существующими рекомендациями.

Вот почему мы узнаем их получше.

Концепция LD

В законе говорится, что термин “дело” означает особый способ подготовки документа или набора документов по конкретному предмету или области деятельности. Согласно пункту “дело”, термин “дело” означает особый способ обработки документа или набора документов, относящихся к одному и тому же предмету или области деятельности. 95 пункт 3.2.2.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013 – документы, хранящиеся в отдельном конверте (папке).

Специальных правил управления LD не существует (существуют только для государственных и муниципальных служащих), но если компания приняла решение заняться личными делами, она должна утвердить соответствующее положение и регулировать процесс на уровне компании.

Именно в этом внутреннем правиле можно определить:

  • Какие документы хранятся в личном деле (составе) и с какой целью;
  • маршрутизация;
  • Список сотрудников, использовавшихся для регистрации LD;
  • порядок доступа к информации;
  • Условия хранения;
  • особенности архивирования или уничтожения после увольнения.

Кроме того, компания должна назначить сотрудника, ответственного за этот процесс.

Какие документы являются частью LD?

Работодатель, как правило, имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работника (анкеты, картотеки), так и их копии. Поэтому и то, и другое включено в ЖД.

Напомним, что копия паспорта в личном деле работника, а также все подобные копии должны быть надлежащим образом заверены (для государств копии паспортов в LD обязательны, для других категорий работников эта проблема решается на уровне предприятия):

  • которые возникают в данный момент, когда человек назначен на работу;
  • которые появились в результате работы на компанию;
  • документы об отставке конкретной компании.

Первая группа может быть в первой группе:

  • биографию, составленную соискателем для этой работы;
  • Анкета работника для личного дела (заполняется по желанию);
  • заявление на работу;
  • Характеристика предыдущей деятельности или рекомендации (если таковые имеются);
  • Копии личных данных (паспорта, ИННН, СНИЛИ, военные билеты (для пенсионеров и призывников), дипломы);
  • Выписка из досье судимостей (не применяется при подаче заявления на должность, в которую были направлены лица, имеющие судимость или подвергшиеся судебному преследованию);
  • Свидетельство о прохождении медицинского осмотра (на трудоустройство в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации) и медицинская брошюра;
  • Трудовой договор (первоначальный работодатель);
  • рабочее задание.

Во вторую группу входят личные документы на детей работника (необходимые для выплаты льгот, назначения отпуска и предоставления НДФЛ), договор об ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), поручения о переводе, назначения, поощрения или штрафы.Он может также содержать информацию о регулярных медицинских осмотрах, сведения о повышении квалификации или обучении, а также подпись о конфиденциальности коммерческой тайны. При необходимости его также можно хранить здесь:

  • Копии заявок на отпуск и заказов;
  • пояснительные записки,
  • Замечания,
  • различные действия и сообщения.

Третья и последняя группа включает в себя заявление работника и уведомление об увольнении.

Что очень важно, о чем нужно заботиться.

Есть несколько ключевых моментов.

https://www.youtube.com/watch?v=bmiSfri4Aw

Главный вопрос – определить, какие документы будут включены в досье и для чего они будут включены. Если цель заключается в формализации всей жизни человека в организации, личные дела могут стать многотомными в смысле сотрудника. Это усложняет работу, и ничего более.

Важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, конкретных и законных целей. Любая обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этих данных (ч. 2 ст. 5 ч. 2 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152 (ред. от 29.07.2017 г.) “О персональных данных”), не допускается.

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

Кадровое дело сотрудника: регистрация, обслуживание и хранение + образец

Привет! В данной статье речь идет о понятии кадрового дела сотрудника.

Узнаешь сегодня:

  1. Что называется личным делом и когда это делать;
  2. Какие документы должны быть включены?
  3. Сколько и как держать все в порядке.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих сотрудников. Но для эффективности коллективного управления коллективом желательно их формирование. Сегодня мы обсудим, как это сделать правильно.

Личное дело: Что это такое и почему оно у нас есть?

Прежде всего, это документация, характеризующая деятельность сотрудника в конкретном рабочем центре. Дело считается открытым, как только в нем появляется первый документ. Как правило, ответственность несет отдел кадров, реже – бухгалтерия.

Часто личное дело ставится на один уровень с рабочей тетрадью, хотя это и неправильно. Рабочая тетрадь, в отличие от досье, не содержит никакой другой информации, кроме прошлой и нынешней занятости.

Состав личного дела меняется и дополняется работой человека.

Для кого ты его хочешь?

Очень важно вести личный учет государственных служащих. Это предусмотрено законодательством Российской Федерации. Предприниматели могут регулировать этот вопрос с помощью местных нормативных актов. Это означает, что сотрудники отдела кадров могут подавать только личные дела ключевых сотрудников.

Они часть этой группы:

  • Команда менеджеров и ее преемники;
  • Ведущие специалисты;
  • Лица, ответственные за недвижимость и ценности;
  • Сотрудники с перспективой карьерного роста.

У кого есть разрешение на ведение бизнеса?

Заполняет вакансию только сотрудника по кадрам или бухгалтера, назначенного от имени руководителя отдела. Если конфиденциальная информация просачивается из дела, ответственность лежит на этом лице.

Во избежание таких неприятных ситуаций лучше хранить личные дела в специальном помещении или в сейфах и металлических шкафах, к которым у третьих лиц нет доступа.

Кроме того, ответственное лицо обязано не реже одного раза в 12 месяцев информировать каждого работника о своем личном деле.

Направление дел в правоохранительные органы

Документы из личного дела работника могут быть предоставлены в правоохранительные органы по запросу.

Регистрация личного дела

Просмотрите короткий видеоролик о том, как подать личное дело сотрудника, и все станет понятно:

Прежде чем мы поговорим о личных файлах, мы сосредоточимся на том, как правильно их обрабатывать. Рассмотрение дела начинается со дня трудоустройства и продолжается до увольнения. Для каждого случая лучше взять отдельную папку или хотя бы файл.

Если администратор по персоналу создает личное дело, он не должен забывать об этом:

  • Лучше заменить оригиналы документов ксерокопиями, чтобы избежать потери оригинала важного документа (не редкость случаи потери оригиналов дипломов, а их восстановление сопряжено с трудностями);
  • Вы создаете копию каждого документа в файле;
  • Временные и постоянные учетные записи не хранятся вместе;
  • Лучше, если ящик толщиной не более четырех сантиметров;
  • Заявки должны храниться в том же месте, что и документация.

Все личные дела должны обрабатываться одинаково, а также вести личный журнал, чтобы избежать потери важных документов.

Итак, пример личного дела:

  • На обложке личного дела указаны имя и инициалы работника, а также дата возбуждения дела;
  • Если для хранения файлов нет отдельных папок, лучше расположить их в алфавитном порядке в папке;
  • Количество страниц не должно превышать 250;
  • Каждая папка имеет номер дела.

Что должно содержаться в досье сотрудника?

Состав личного дела не регламентируется на законодательном уровне. Это допустимо только для должностных лиц. Каждая компания на основании утвержденного списка может решить, какая документация должна быть включена в досье ее сотрудников, а какая – нет.

Цвет шрифта = #38B0DE=https://www.youtube.com/watch?v=- Гордые подарки.

Список выглядит вот так:

  • Ксерокопия паспорта (обычно первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа об обучении и т.д;
  • Ксерокопия SNILS;
  • Если работник несёт военную службу, копию документа, подтверждающего его прохождение военной службы;
  • Фотокопия МННН;
  • Документация о прохождении профессионального и медицинского осмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка, удостоверяющая наличие судимости или отсутствие судимости (если это предусмотрено законом) у гражданина;
  • Заявление о приеме на работу, написанное работником лично;
  • Автобиография;
  • Копия трудового договора;
  • Ксерокопия рабочей тетради;
  • Сертификационные материалы (при наличии);
  • Фотографии сотрудника, которые регулярно обновляются;
  • Личное дело.

Данный перечень может быть изменен или дополнен в зависимости от выполняемой компанией деятельности и проводимой ею кадровой политики.

Кроме того, все документы должны быть расположены в хронологическом порядке: сначала в процессе набора персонала, затем созданные в процессе его деятельности.

Образцы и формы для личного дела

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя инвентаризация личных дел сотрудников
  • Титульный лист / Титульный лист кадрового досье

Образец заполнения внутренней инвентаризации личного дела и бланка наблюдателя.

деловые практики

Этот процесс включает

  • Записи в соответствующих разделах;
  • Процедура удаления документов, утративших свою актуальность или больше не требующихся;
  • Проверка личного дела – это проверка безопасности;
  • Хранение документов в личном деле.

При изменении личных данных сотрудника, как правило, он отчитывается перед отделом кадров. Конечно, лучше сделать это в письменном виде.После того, как специалист по кадрам заметит изменения, оригинал документа возвращается сотруднику. При необходимости сделайте копию документа и прикрепите его к файлу.

Вся информация предоставляется только на основании оригиналов документов или заверенных копий. Записи должны быть сделаны вручную черными, синими или фиолетовыми чернилами, с осторожностью, без повреждений и исправления. При необходимости документы заверяются печатью предприятия и подписью работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать гелевые ручки для заметок, так как этот тип чернил подвержен быстрому выцветанию.

Все листы, вшитые в корпус, пронумерованы. И нумерация отражена во внутренней инвентаризации. Данная инвентаризация проводится с учетом документов, которые хранятся более 10 лет.

Журнал регистрации: Как поддерживать

Необходимо учитывать личные дела сотрудников. Стандартная форма не утверждена, поэтому вы можете взять образец из Интернета или купить его в магазине; каждая колонка может быть изменена в зависимости от компании.

Журнал должен содержать: Номера дел, дата начала, имена и и инициалы сотрудников и прочая информация. Когда дело закрывается, в журнале делается отметка: дата устанавливается и указывается причина, по которой дело было закрыто.

Дополнительная информация обычно вводится в колонку “Другие” или “Примечания” на сайте

Электронное личное дело

В настоящее время многие российские компании внедрили или начали автоматизацию работы с личными делами сотрудников. Трудно назвать это модой, скорее необходимостью. Личные файлы сотрудников все чаще хранятся в компьютерных базах данных. Используйте документы в бумажной форме, но в основном в качестве перестрахования.

Электронное обслуживание и хранение личного дела в первую очередь удобно, менеджеру по работе с персоналом не нужно глотать пыль при передаче дел, чтобы найти подходящий кейс. Поэтому одним из неоспоримых преимуществ электронных кейсов является возможность быстро найти все, не теряя времени и сил.

https://www.youtube.com/watch?v=QkLgNaZSVfA=QkLgNaZSVfA

Следует отметить, что не вся документация может вестись в электронном виде, например, рабочие тетради, которые вы не можете вести.

Как поступать в случае увольнения сотрудников

Когда человек останавливается, его дело закрывается, удаляется из дела и зашивается. Должны быть созданы учетные данные. В нем содержатся данные о количестве прошитых и пронумерованных листов. Кроме того, на этом листе указывается, имеются ли поврежденные документы в случае прикрепления новых документов.

Идентификационная фольга приклеивается к внутренней стороне крышки. Работник отдела кадров подписывает этот листок.

итоговая сумма

Если вы являетесь независимым подрядчиком, вам, возможно, не потребуется хранить личную информацию о своих сотрудниках. Хотя лучше это сделать, потому что на практике понятно, что благодаря личному делу можно сразу получить информацию о сотруднике.

Предприниматель сам решает, подавать или не подавать личное дело своих сотрудников, но это, безусловно, важный плюс для любой компании.

Источник: http://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/lichnoe-delo-sotrudnika/

учёт

Что должно быть в личном деле сотрудника: образец.

Все это необходимо для отслеживания доходов и благосостояния государственных служащих. Частные компании Коммерческие и частные компании не обязаны депонировать личные дела своих сотрудников и по закону не обязаны это делать. Это не означает, что они не могут.

Если руководство приняло решение о создании досье на каждого из своих сотрудников, необходимо позаботиться о безопасности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Порядок работы с личными делами в 2018 году

Частные компании имеют право самостоятельно определять необходимость хранения и хранения персональных данных.

Какие документы подаются при регистрации личного сотрудника?Впоследствии копии сертификатов и других документов, подтверждающих изменение, делаются при приеме работника на работу в компанию: В личное дело включаются сведения о семейном положении работника, паспортные данные, такие как смена фамилии, образование, получение дополнительного профессионального образования или специализации, присвоение новой категории или квалификации.

Правила создания и регистрации личного дела сотрудника

Дела считаются начатыми, как только в них содержится первый составленный документ. Формирование дела – группировка документов, оформленных в дело по номенклатуре дел и систематизация документов в деле (ГОСТ Р 51141-98). Временным случаем является случай, документы которого отражают решение проблемы, длящейся более одного года (устав общества, личные, уголовные дела и т.д.).

д.)

Кадровое дело сотрудника

В связи с важностью документов, составляющих личное дело, необходима внутренняя инвентаризация в определенной форме (см. образец внутренней инвентаризации), которая всегда нумеруется отдельно от других документов. При подготовке к архивированию заполненное количество листов внутренней инвентаризации затем отмечается в инспекционном листе (см. пример).

Но тогда будет не очень удобно использовать такой “общий” бизнес.

Состав личного дела сотрудника

Должностные инструкции (положения); формы оценки, рекомендации, презентации; паспортные данные, свидетельство о браке и т.д.

(копии); заявления и приказы (копии или выписки) о передаче другому лицу, представительств, сертификатов, линз; документы о награждении, наложении штрафов (копии); сведения о доходах, имуществе и справки о проверке полноты и достоверности указанных сведений (для государственной или муниципальной службы).

Порядок создания и составления личного дела сотрудника

Если внутренний устав компании предусматривает ведение кадрового делопроизводства работающих сотрудников, то оно должно быть надлежащим образом оформлено, с соблюдением правил делопроизводства ГОСТ Р-6.30-2003, которые были подготовлены по единообразным формам, но являются приемлемыми и для ведения любой документации кадрового отдела.

https://www.youtube.com/watch?v=NukNX3XMASE

Обязательное оснащение ЛД предназначено только для государственных служащих. Для данной категории граждан будет разработана форма и содержание папки с личным делом.

Срок пребывания всех остальных сотрудников, включая государственных, гражданских и общинных служащих, составляет 75 лет (пункты “а” и “b” статьи

).

656 Перечень обычных административных документов, составляемых в рамках деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием условий хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.

Это срок хранения в архиве предприятия, в который передаются уволенные сотрудники.

Отдел кадров ведет персональный журнал прогресса.

Модель грамотной регистрации личного дела работника

Описание личного дела сотрудника состоит из названия, номера и индекса документа, времени поступления, номера листа и примечания. В примечании обычно указывается, какой документ используется – копия или оригинал. Все бизнес-кейсы отображаются в специальном блокноте или журнале, где им присваивается специальный номер на рабочем месте.

Такой журнал содержит краткую информацию об этом деле: Имя и фамилия

Личное дело сотрудника: обязательное условие для регистрации, которое должно быть.

Не все категории работодателей обязаны управлять своими работниками. Но для эффективности коллективного управления коллективом желательно обучать их.

Мы обсудим, как это сделать прямо сегодня. Лично я: Что это такое и зачем вести за собой? Прежде всего, это серия документов, характеризующих деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считается открытым, как только в нем появляется первый документ.

Источник: http://perspectiva78.ru/oformlenie-lichnogo-dela-na-hranenie-83847/

Управление личными делами сотрудников – компаний и их хранение

Ведение личных дел сотрудников – организации и порядок их хранения

На многих коммерческих предприятиях, где работают наемные работники, у вновь принятых на работу подчиненных имеется собственное личное дело. В то же время, строгих правил оформления и структуры такого документа не существует. Что делать в этом случае и как наверстать упущенное – актуальные вопросы для многих сотрудников

Действующее законодательство Российской Федерации предусматривает такие случаи обязательного раскрытия личных дел сотрудников:

  1. При осуществлении государственного контроля работодатель формирует кадровый резерв государственных служащих (в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года № 640-ФЗ от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ и отраслевыми законодательными актами, в частности Указом Роспотребнадзора от 16 марта 2005 года № 300);
  2. если он является государственным (муниципальным) органом (Указом Президента Республики Беларусь от 30 мая 2005 года № 609);
  3. если это предписано вышестоящей организацией (например, материнской компанией).

В противном случае, административные органы юридических лиц и индивидуальных предпринимателей имеют право самостоятельно принимать решения о необходимости формирования дел и категорий подчиненных, для которых они подготовлены, руководствуясь Конституцией, НК (ст. 85 – о персональных данных и их конфиденциальности, ст. 85). 87 – о алгоритме их обработки) и других правовых актах различных уровней.

Принятое решение должно быть закреплено в локальных нормативных актах (например, в соответствующей инструкции по офисной работе отдела кадров, уставе).

Следует также учитывать тот факт, что основные вопросы создания документов не решаются на макроуровне:

  • униформу;
  • механизм разработки и поддержания;
  • лиц, на которых возложены имущественные обязательства;
  • Режим сохранения;
  • Алгоритм доступа;
  • кроме этого.

Он должен базироваться на ГОСТ Р-6.30-2003, который содержит правила головного офиса.

Цвет шрифта = #38B0DE=https://www.youtube.com/watch?v=- Гордые подарки.

Таким образом, создание и хранение личных дел сотрудников многими отечественными экономическими агентами может быть добровольным.

Case Management позволяет сконцентрировать и систематизировать все данные отделов кадров в одном месте и в общем виде, а также обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации. В результате многие отечественные игроки не отказываются от этого офисного процесса.

Стандартизированный набор шкафов для хранения документов предусмотрен только для таких групп сотрудников, как государственные служащие. В других случаях дело может содержать все заверенные копии и оригиналы различных документов (приказов, деклараций), которые хранятся постоянно или временно (более десяти лет).

Условия хранения определены приказом Министерства культуры Республики Беларусь от 25 августа 2010 года № 558.

Элементы могут быть классифицированы следующим образом:

  1. которые предоставляются работниками при приеме на работу и документируют факт трудоустройства;
  2. возникающий в период исполнения подчиненным своих должностных обязанностей;
  3. Свидетельство о прекращении трудовых отношений.

Они первые его классифицируют:

  1. библиографический вопросник;
  2. ЛАЙФЕСИКЛЬ;
  3. рекомендательное письмо и оценка мнения работников от предыдущих работодателей;
  4. Копии удостоверения личности и номера лицевого счета;
  5. Документы об образовании,
  6. военное досье;
  7. Доказательство задержания, неполного преследования или увольнения (требуется для подачи заявления на должность, которая не открыта для осужденных граждан или которая подвергалась или будет подвергаться преследованию);
  8. заявление;
  9. медицинские справки (необходимые для приема на работу граждан, не достигших совершеннолетия, а также в иных случаях, установленных Трудовым кодексом);
  10. трудовой договор;
  11. личную карточку Т-2;
  12. копию местного трудового распорядка

Под последним мы подразумеваем………………………………………………………………………………………………………………………………………………..:

  • Копии свидетельства о браке;
  • свидетельство о рождении ребенка;
  • водительские права;
  • Копия Соглашения о материальной ответственности (для ответственных лиц);
  • Рабочие инструкции;
  • дополнение к трудовому договору;
  • Копии внутренних проездных и транспортных заказов;
  • Подтверждение результатов систематических медицинских осмотров;
  • Документально подтвержденные доказательства ограниченных физических возможностей, требующих особых условий эксплуатации;
  • Договор об ответственности за разглашение конфиденциальной информации (если работник имеет к ней доступ);
  • бланки оценки;
  • Сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации;
  • Отчеты, меморандумы и декларации, запросы на отпуск и т.д.

К третьим лицам относятся подтверждение прекращения трудовых отношений, т.е. уведомление о прекращении трудовых отношений, а также копия соответствующего приказа местного руководства.

В случае рабочей тетради к делу можно приложить только ее копию, но не оригинал, поскольку она представляет собой форму строгой отчетности, которая должна храниться в особых условиях (например, в специально оборудованных помещениях) и выдаваться по запросу

Исходя из вышесказанного, количество случаев начинается с момента трудоустройства работника, сразу же после принятия соответствующего трудового законодательства, и продолжается до окончания трудовых отношений работника. Затем он передается на хранение в архив (решение Росархива от 06 февраля 2002 года).

Они могут быть приняты на себя всей командой или на определенных должностях (часто управленческих). Ответственность за это несет лицо, ответственное за администрирование (часто менеджер по персоналу). Не имеет значения, работает ли работник в основном или второстепенном виде деятельности, в течение длительного периода времени или на временной основе.

Сотрудники, к которым не предъявляются особые требования (например, технические специалисты), часто не имеют личных данных.

На практике необходимо открыть личное дело:

  • папка – это папка в твердом переплёте с картонным переплётом в твёрдом переплёте;
  • дырокол;
  • пакет документов.

Общие положения о формировании следующих положений:

  • наличие титульного листа, пример которого приведен в 11 приложении к Основным правилам работы с архивами организаций (далее – Правила), с номером дела по журналу регистрации (в процессе нумерации), данными подчиненного, данными открытия и закрытия документа (т.е. с данными выдачи приказа о поступлении и выпуске), номером дела (в случае передачи в учреждение трудовой и медицинской книги), количеством страниц содержания (в случае передачи в учреждение), составляет количество страниц содержанияФотография не требуется;
  • Наличие перечня содержания, подлежащего пополнению в случае изменения рабочего состояния подчиненного (Приложение 10 Правил).
  • Предоставление документов в следующем порядке: Т-2, анкета, биографические данные, копии документов об образовании и личности, заявление и приказ, трудовой договор, документация о передвижении по предприятию (в хронологическом порядке), материалы для увольнения. Последним представляется копия местного приказа о расторжении трудового договора.

Кроме того, не рекомендуется включать в личное дело более одного экземпляра каждого документа, так как они не должны превышать 250 листов и иметь толщину 4 см.

https://www.youtube.com/watch?v=mrHhwHHHH_H0k

Листы пронумерованы (арабскими цифрами карандашом или цифрами в правом верхнем углу).

Создание личных дел сотрудников завершается слиянием и формированием организации.

Альтернативой проколу является переплет. Содержание (в частности, данные, визы и решения) должны быть легко читаемыми.

Затем он подлежит регистрации в журнале регистрации. Его форма нигде не определена, поэтому он может быть приготовлен в любой форме.

Как работать с документом

При ведении личных дел конфиденциальность данных подчиненных должна соблюдаться в соответствии с Указом Президента № 188 от 6 марта 1997 года.

Запрещается хранить в картотеке документы, содержащие информацию о частной жизни, политической и религиозной принадлежности работника (Статья 8 Федерального закона от 31 июля 1995 года № 119-ФЗ). Получение и обработка первоначальной информации работодателем в соответствии со статьей 24 Конституции возможны только с письменного согласия работника.

Все персональные данные должны быть разъяснены лично сотруднику. Если их можно получить только у третьей стороны, сотрудник будет заранее проинформирован об этом с целью получения его письменного согласия. С этой целью сотрудник будет проинформирован о цели, источниках, методах, содержании и последствиях отказа.

В целях собственной защиты список сотрудников, имеющих доступ к персональным данным, должен быть включен в законодательство.

Работник имеет право ознакомиться со своим личным делом. В некоторых компаниях это делается ежегодно, раз и навсегда, под расписку на карточке, прикрепленной к делу.

Раскрытие информации третьим лицам, за исключением правоохранительных органов и медицинских работников, запрещается по их официальному запросу и в целях предотвращения угрозы жизни и здоровью работника, а также ее хранение в структурных подразделениях, не являющихся юридическими лицами и не принадлежащих работодателю.

Съемка документов должна производиться одним из следующих способов:

  1. в нумерованном порядке;
  2. в алфавитном порядке;
  3. по разделам в соответствии с названиями подразделений компании и внутри них – в соответствии с одним из методов, указанных выше.

Допускается также сохранение личных файлов в составе алфавитных групп хранения. В начале экипировки прилагается обзорный список документов, содержащихся в экипировке.

Как правило, отдел кадров хранит только файлы членов коллектива, а документы уволенных сотрудников передаются на хранение в архив. В качестве альтернативы можно сделать копии досье доступными для выбывающего лица в последний день работы по найму. Для этого желательно открыть журнал, в котором сотрудник подпишет расписку.

Это освобождает работодателя от ответственности за обеспечение сохранности и безопасности конфиденциальных данных работника.

Сложности закрытия и архивирования личного дела сотрудников

Датой закрытия кадрового дела является дата увольнения работника.

Перед этим все документы в папке проверяются, а листы нумеруются.

Внутренняя инвентаризация подписывается составителем и предоставляется окончательная запись с указанием количества доступных форм и размера самой инвентаризации в письмах и цифровых эквивалентах. Он должен быть пронумерован отдельно.

Затем составляется бланк удостоверения подлинности (приложение 9 к Регламенту), в который вносится соответствующая запись:

  • Количество страниц (в цифрах и словах);
  • объем внутренней инвентаризации;
  • Особенности нумерации дел (наличие номеров дел, номера пропущенных дел, конвертов с приложениями и т.д.).

Он также подлежит утверждению составителем. Все последующие изменения ПД должны быть отмечены в нем со ссылкой на соответствующий нормативный акт.

Описание сшито в начале и на листе в конце корпуса.

На титульном листе указываются дата закрытия и срок хранения, рассчитанные с начала года, следующего за годом закрытия.

Если в личном деле имеются документы с разными сроками хранения, то дело хранится в максимальном количестве документов.

В пункте 1 статьи 22 Федерального закона № 125 установлены такие сроки хранения: 50 лет (по делам, возбужденным с 2003 года) и 75 лет (по делам, возбужденным ранее).

На практике, термин для коммерческих предприятий – это вторая цифра (согласно пункту

).

656 Перечень, установленный постановлением Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558) для государства – десятилетие, по истечении которого документ подлежит передаче архивариусу на хранение в течение тех же 75 лет.

Если сотрудник не запрашивает некоторые документы, они помещаются в пронумерованный конверт, пришитый к личному делу. Сначала конверт пронумерован, затем инвестиции пронумерованы.

Личное дело должно быть передано архивариусу не позднее чем через 36 месяцев после закрытия дела.

Ответственность руководителя отдела кадров

В настоящее время проводится обзор деятельности департамента людских ресурсов:

  • Службой управления Министерства труда;
  • через службу техподдержки;
  • Территориальным учреждением социального страхования;
  • правоохранительные органы путем рассмотрения конкретных жалоб.

Сотрудник отдела кадров может быть подвергнут штрафам за ошибочное заполнение типовых форм в размере 500 рублей за единицу продукции.
. Как уже упоминалось, личные дела сотрудников не имеют отношения к делу.

Однако ведение документа, несмотря на наличие юридической документации, связано с риском ответственности за “сбор и обработку избыточных персональных данных”, передаваемых Правлением Мониторингового комитета связи и информационных технологий России, а также за судебные разбирательства, возбужденные работником, требующим защиты своих прав.

Таким образом, нарушения правовых норм в области персональных данных влекут за собой ответственность следующим образом:

  • Дисциплинарное право (часть 1 части 6 статьи 81 и статья 192 Трудового кодекса);
  • (Часть 7 части 1 статьи 243 Трудового кодекса);
  • Гражданское и административное право (статьи 13.11 и 13.14 Уголовного кодекса об административных правонарушениях);
  • Уголовное право (§§ 137 и 140 Уголовного кодекса).

Эффективной превентивной мерой является компьютеризированный формат личного дела, в том числе личных документов, куда передается все больше субъектов хозяйствования, и получение письменного согласия подчиненных на обработку информации о них.
Без последнего работа с ним, не содержащая преступных деяний, наказывается штрафом:

  • для гражданских лиц, от 3000 до 5000 фунтов;

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/poryadok-hraneniya-i-vedeniya-lichnyh-del-sotrudnikov.html

БизнесЖизнь
Добавить комментарий