Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования
Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
- Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
- Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
- Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
- Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
- Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
- При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
- Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
- Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Делаем «Справочники».
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Диапазону таблицы “Номенклатура” присвоим имя: “Таблица1”. Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: “Таблица2” диапазону таблицы “Поставщики”. Это позволит удобно ссылаться на их значения.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» – инструмент «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(“номенклатура!$A$4:$A$8”).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Также формируем выпадающий список для «Точки учета» – куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.
Источник: https://exceltable.com/master-klass/skladskoy-uchet-excel
Большая Птица
Онлайн система учета для предпринимателей и малых бизнесов в сфере оптовой торговли и предоставления услуг. Предназначена для ведения базы контрагентов, остатков товаров на складе, денег на счетах и в кассе, учета доходов и расходов, анализа состояния здоровья компании. Позволяет без помощи бухгалтера формировать необходимые первичные документы.
2016. В Большой Птице реализован многовалютный учётВышла обновленная версия онлайн-системы учета Большая Птица, в которой реализована возможность вести многовалютный учет. Добавление многовалютности затронуло практически все аспекты работы в «Большой Птице». Пользователи системы не просто получили возможность создавать документы и устанавливать цены, выраженные в денежных единицах различных государств, но и полноценно использовать валюты в учете взаиморасчетов, продаж, заказов.
2015. Большая Птица получила модуль обмена данными с интернет-магазинами
Вышла новая версия системы онлайн-учета Большая Птица. В ней реализован модуль обмена данными с интернет-магазинами, созданными на популярных платформах UMI.CMS и OpenCart. Интернет-магазин – это выгодный канал продаж, позволяющий малому бизнесу работать напрямую с покупателями.
Однако для того, чтобы получить общую картину состояния дел в компании, нужна полноценная система учёта, которой и является Большая Птица.
Раньше владельцам интернет-магазинов, пользующихся Большой Птицей, приходилось вручную обновлять в магазине данные о товарах и ценах, и переносить сведения о поступивших заказах в учётную систему. Теперь это происходит автоматически.
В ближайших планах по развитию Большой Птицы – интеграция с другими платформами для интернет-магазинов, которые поддерживают CommerceML.
2015. В Большой Птице реализована система работы с заказами
Вышло очередное обновление онлайн программы бухгалтерского учета Большая Птица. Основным нововведением стало добавление системы работы с заказами, которая позволяет оптимизировать процесс закупок и продаж. В системе реализовано два типа заказов: заказ покупателя и заказ поставщику.
Заказ покупателя является отражением намерения покупателя приобрести товар. Пользователи могут оперативно отслеживать состояние каждого заказа, резервировать товар на складе. Система заказов поможет всегда быть в курсе того, на каком этапе находится сделка.
В свою очередь, заказ поставщику выражает намерение компании закупить товар. При создании заказа пользователь может использовать специальный “Помощник заполнения”.
Он позволяет автоматически заполнить заказ поставщику по заказам покупателей, по минимальным остаткам товара или исходя из средней скорости продаж.
2014. Большая Птица освоила скидки, этикетки и ценники
Онлайн система учета Большая Птица в рамках весеннего обновления получила гибкую подсистему управления скидками для опта и розницы. Скидки можно назначать партнерам, привязывая их к определенным типам цен.
При выборе контрагента в документе будет автоматически установлен назначенный для него тип цен и скидка. Также теперь можно организовать акции по отдельным товарам. Кроме того, в новом релизе значительно усовершенствованы возможности системы по части печати ценников.
Ценники могут быть распечатаны при помощи специальной формы, а также из любых документов, где есть товарный состав. Появилась возможность создавать этикетки (с помощью специального принтера) как для штучного, так и для весового товара.
Также, в новой версии усовершенствованная работа со штрих-кодами и реализована поддержка чековых принтеров. ***
2013. Большая Птица получила новый легкий интерфейс
Онлайн-система для ведения бухгалтерского учёта Большая Птица получила новый более легкий и современный интерфейс. Однако внешний вид – не единственное его достоинство. Новый интерфейс использует возможности стандарта HTML5.
В результате вся система стала гораздо “легче”. Теперь она намного быстрее реагирует на действия пользователя.
Новая версия “Большой Птицы” по ощущениям от работы еще более похожа на настольную программу для ведения учета и при этом по-прежнему доступна из любого браузера.
Кроме нового интерфейса в “Большой Птице” появилась возможность загружать банковские документы из файлов в формате обмена 1С. Появились наборы товаров, которые могут использоваться для продажи нескольких товаров как единого целого. Появились новые возможности для учета себестоимости товаров. ***
2013. В системе учёта “Большая Птица” появился модуль для розничной торговли
Вышло масштабное обновление сервиса Большая Птица – облачной системы учёта, для малого бизнеса. В новой версии реализован широкий функционал для ведения розничной торговли.
Если раньше приложением могли пользоваться только компании, занимающиеся оптовой торговлей, то сейчас этот круг существенно расширился за счёт небольших розничных магазинов, продающих товар конечному покупателю.
В состав нового релиза также вошел интерфейс продавца – специализированная программа для кассира, позволяющая с минимальными затратами времени совершать продажи и возвраты, легко и быстро подбирать товары в чек по различным параметрам – наименованию, коду, артикулу, а также по штрих-коду с использованием сканера.
2013. Большая Птица использует реперные знаки с марсохода Curiosity для распознавания подписей
Онлайн система учёта Большая Птица позволяет добавлять к документам факсимильные подписи руководителя предприятия и бухгалтера. Для того, чтобы начать ими пользоваться нужно заполнить специальную анкету.
По краям анкеты расположены метки – круги, разделённые на 4 части, с чередующимися белыми и чёрными секторами. Это специальные реперные знаки, которые были созданы для марсохода Curiosity специалистами по компьютерному зрению.
Разработчики системы “Большая Птица” пробовали различные метки до тех пор, пока им не попалась на глаза картинка с марсоходом. И реперные знаки, которые используются на ровере Curiosity, идеально подошли для их целей. До этого в “Большой Птице” заявления приходилось обрабатывать вручную.
Теперь анкеты анализируются автоматически, и изображения подписей и печати сразу добавляются в базу данных.
2013. В онлайн-бухгалтерии Большая Птица появился бесплатный тариф
В онлайн системе учета Большая Птица появился бесплатный тариф под названием Колибри (получается, это уже не большая, а маленькая птица). Бесплатный аккаунт предоставляется всем пользователям сразу после регистрации в сервисе.
Предполагается, что новый тарифный план будет востребован в первую очередь среди микропредприятий и индивидуальных предпринимателей.
В рамках этого предложения клиент может бесплатно работать с учетной системой в однопользовательском режиме, создать одну фирму и склад, поддерживать в системе информацию о ста партнёрах и тысяче товаров, при этом любые ограничения по числу вводимых пользователем документов отсутствуют. ***
2013. Большая Птица получила интеграцию со сканерами штрих-кодов
Онлайн система управления торговлей и складом Большая Птица получила ряд обновлений. В частности, появилась возможность использовать сканер штрих-кодов для того, чтобы добавлять товары в документ.
Кроме того, учёт товаров теперь можно вести в произвольных единицах измерения: например, в штуках, упаковках по десять штук и коробках по пять упаковок в каждой.
Также, добавлены факсимильные подписи руководителя и бухгалтера, печати и логотипа компании в счетах на оплату и актах об оказании услуг, импорт-экспорт справочников посредством любого табличного редактора, например MS Excel или Open Office Calc и возможность проведения инвентаризации. ***
2012. Большая Птица – онлайн-бухгалтерия для руководителя, а не для бухгалтера
Компания Этерон объявила о запуске новой системы онлайн-учёта Большая Птица. Судя по тому, что 2 года назад мы уже делали обзор этого сервиса, то видимо, речь идет не о запуске, а о перезапуске.
Что изменилось с тех пор? Во-первых, сервис четко определился со своим позиционированием.
В отличии от остальных онлайн бухгалтерий, ориентированных (прежде всего) на создание отчетов для налоговой, Большая Птица предназначена именно для помощи руководителю в управлении бизнесом: для ведения базы контрагентов, остатков товаров на складе, денег на счетах и в кассе, учета доходов и расходов, анализа состояния здоровья компании. Также, сервис позволяет без помощи бухгалтера формировать необходимые первичные документы. Сервис ориентирован на предпринимателей и малые бизнесы в сфере оптовой торговли и оказания услуг. ***
Источник: https://www.livebusiness.ru/tool/1307/
Анализ денежных потоков
Денежный поток, кэш-фло, кэш-флоу (от англ. Cash Flow) или поток наличных денег — одно из важнейших понятий современного финансового анализа, финансового планирования и управления финансами предприятия.
Денежный поток представляет собой разницу между денежными поступлениями и выплатами организации за определенный период времени. Чаще всего, за этот временной промежуток принимается финансовый год.
Для оценки изменения, динамики финансового положения предприятия составляется план движения денежных средств предприятия, учитывающий все поступления денежных средств и все платежи. Анализ денежных потоков используется для бюджетирования деятельности предприятия, при составлении бизнес-плана, разработке бюджета движения денежных средств.
Если численное значение денежного потока больше нуля – это показатель притока денежных средств. Если численное значение денежного потока меньше нуля, то имеет место отток денежных средств.
Положительный денежный поток формируют денежные средства, поступившие предприятию за соответствующий период. Это могут быть выручка от продажи товаров, поступление денежных средств за выполнение выполнения работ или оказание услуг.
Отрицательный денежный поток формируют денежные средства, затрачиваемые предприятием в соответствующий период. Например, инвестиции, возврат кредита, затраты на сырьё, электроэнергию, материалы, оплату труда сотрудников, налоги и другие.
Грамотное управление денежными потоками чрезвычайно важно, т.к. способно снизить потребности в капитале, ускорив его обороты, а также выявить финансовые резервы внутри предприятия и тем самым снизить объемы внешних займов. цель анализа и управления денежными потоками – рост объема положительного денежного потока и снижение объема отрицательного.
Почему анализ денежных потоков важен?
Если в компании не уделяется должного внимания анализу и управлению денежным потокам, то ей весьма сложно предсказывать возможные кассовые разрывы. Это приводит к тому, что в конце месяца у нее может не оказаться денег, чтобы оплатить текущие счета за поставки товара, аренду офиса, заработную плату сотрудников и даже на уплату налогов.
Регулярное возникновение кассовых разрывов приводит предприятие к проблемам как с поставщиками товаров и услуг, так и с клиентами. Поставщики, недовольные проблемами с оплатой, отменяют скидки, приостанавливают отгрузку товаров.
Возникает товарный дефицит, клиенты не могут получить востребованный товар, и по этой причине не спешат оплатить счета за уже произведенные отгрузки и оказанные услуги. Растет дебиторская задолженность, что еще больше усугубляет финансовые проблемы с поставщиками. Возникает “замкнутый круг.
” Такая ситуация резко сказывается на обороте предприятия, снижает его прибыльность и рентабельность.
Таким образом, неплатежеспособность предприятия возникает в тот момент, когда денежный поток становится отрицательным. Важно, что такая ситуация может возникнуть даже в том случае, когда формально предприятие остается прибыльным. Именно с этим связаны проблемы доходных, но неликвидных компаний, стоящих на грани банкротства.
Расчет денежных потоков в Excel
Какими же средствами автоматизации лучше воспользоваться для анализа и управлении денежными потоками предприятия? На этот вопрос каждый владелец предприятия отвечает себе сам.
Существует выбор между дорогими специализированными программами для учета движения денежных средств и созданием приложения для учета и анализа денежных потоков под свои требования при помощи Excel. Функционально большой разницы между этими вариантами нет.
У специализированных программ, возможно, более красивый интерфейс, обилие кнопочек и большое количество разных функции, некоторые из которых не используются никогда.
Однако, у специализированных программ по учету денежных потоков есть несколько больших минусов. Во-первых, сроки разработки. Чаще всего, это несколько месяцев. Потом внедрение – еще пару месяцев.
А если потребности учета изменяются, что бывает довольно часто – немалая сумма за добавление новых отчетов и обработок программистами.
У решений по учету денежных потоков, разработанных в Excel, перечисленные недостатки отсутствуют.
Зато несомненными плюсами является гибкость решений, возможность оперативного изменения под изменяющиеся условия учета, возможность внесения небольших изменений самим пользователем, универсальность табличного редактора Excel. Нет такой задачи по учету, которую невозможно реализовать средствами Excel !
Скачайте бесплатно простое решение по учету и анализу денежных потоков в Excel. В файле Вы увидите готовую таблицу для учета и анализа денежных потоков ООО, находящегося на УСН.
Любые изменения в статьи доходов и расходов Вы можете или внести сами, или обратиться за помощью к эксперту по Excel.
Так выглядит таблица учета и анализа денежного потока:
Скачать бесплатно
Источник: https://vExcele.ru/rtr/3-10-1
